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Meetings richtig planen

10 Ratschläge für erfolgreiche Besprechungen

16. Juni 2009
Von Jürgen Renfer
Das Gesprächsklima entscheidet vielmehr über den Erfolg eines Meetings als sachliche Argumente. Zehn Tipps, um das Beziehungsgeflecht zu steuern.

Zunächst scheint sich bei einer Besprechung in erster Linie alles um die die Sache zu drehen. Dennoch kann das Gespräch um ein sachliches Thema intensiv von Gefühlen mitbestimmt sein. So gehen Kommunikationsmodelle davon aus, dass das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponenten mit einem Eisberg vergleichbar ist: Rund 20 Prozent erscheinen unmittelbar auf der sachlichen Ebene, wohingegen sich die anderen 80 Prozent verdeckt im Beziehungsbereich abspielen. Dieser Teil bedarf jedoch großer Aufmerksamkeit, damit die Besprechung erfolgreich verlaufen soll. Dazu zehn Tipps:

1. Themen: Auf das Wesentliche konzentrieren

Unabhängig davon, ob eine Routine-Besprechung oder eine einzelne Konferenz ansteht, ist die Versuchung groß, möglichst viele Themen abzuarbeiten und somit in die Komplexitätsfalle zu tappen. Dadurch sinkt die Aufmerksamkeit der am Gespräch Beteilgten sehr schnell. Sätestens wenn die Ergebnisse zusammengefasst werden, geht der Durchblick verloren.

Am besten ist es, die Tagesordnungspunkte nach der KISS-Methode (keep ist simple and stupid) zu gliedern: Haben sich die Teilnehmer gegenseitig begrüßt und vorgestellt, kommen Themenblock, Zusammenfassung und das weitere Vorgehen zur Sprache. Allerdings sollte der Themenblock so wenig einzelne Themen wie möglich umfassen . Ist die Thematik sehr komplex und weitergehende Gliederungen notwendig, sollten Unterpunkte vorab besprochen werden. Bei unproblematischen Einzelfragen sind auch Einzelgespräche denkbar.

2. Teilnehmer: Alle Akteure an einen Tisch

Vor allem bei komplizierten Situationen mit verschiedenen Interessen bietet es sich an, Schritt für Schritt vorzugehen und zuerst mit ausgewählten Stakeholder zu konferieren. Allerdings besteht die Gefahr, dass sich später Beteiligte übergangen fühlen könnten und wahrscheinlich Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung in Frage gestelt werden. Für Vorgespräche ist daher eine gewisse Phase der Vorbereitung sinnvoll. Im Zusammenhang mit der terminlichen Abstimmung, der Anreise-Empfehlung oder der Hilfe bei der Hotelbuchung bieten sich zahlreiche Gelegenheiten zum Gedankenaustausch an - entweder direkt oder über die Sekretariate.

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