Checkliste für eine E-Akte

10 Tipps für den Aufbau einer elektronischen Personalakte

07.08.2014
Von Matthias Edel

Ehemalige Mitarbeiter

Überlegen Sie sich, ob Sie die Akten von ausgeschiedenen oder verrenteten Mitarbeitern wirklich digitalisieren wollen. Wenn ja, genügt hier vielleicht eine vereinfachte Aktenstruktur, in der alle verbliebenen Personalunterlagen in einem einzigen digitalen Dokument = einer Akte gespeichert werden.

Dienstleister nutzen oder Inhouse?

Überlegen Sie, ob Sie die Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dienstleister durchführen lassen wollen? Entscheiden Sie sich für das Letztere, denken Sie bitte an eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie eine Musterakte, damit der Digitalisierungsdienstleister genau weiß, welche Dokumente der Bestandsakten digitalisiert werden müssen.

Akten richtig digitalisieren

Digitalisierungsdienstleister nutzen zum Markieren und zur korrekten Indizierung der Dokumente und Register häufig Trennblätter mit Codierung der Dokumentart in Barcodeform. Machen Sie sich dieses Vorgehen auch beim Scannen im eigenen Hause zunutze, um den Scanvorgang zu beschleunigen und das Fehlerpotential zu verringern.

Zugriffrechte definieren

Auch während des Einscannens der Akten müssen Sie prinzipiell an ihre Inhalte gelangen. Klären Sie also vorab mit dem Digitalisierungsdienstleister ab, wie die Auskunftsfähigkeit während der Aktenverarbeitung sichergestellt werden kann.

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