Berufs- und Privat-Mails trennen
3 E-Mail-Tipps für Weihnachten
2. Keine private Korrespondenz über den Unternehmensaccount. Ob Arbeitnehmer an ihrem Arbeitsplatz private E-Mails versenden dürfen, regelt jedes Unternehmen selbst. Experten raten Mitarbeitern, freiwillig auf den Empfang und das Versenden privater E-Mails über ihren Unternehmensaccount zu verzichten. So kommt es nicht zu unangenehmen Situationen, falls die Nachrichten während der Urlaubszeit doch an einen Kollegen weitergeleitet werden müssen oder eine Assistenz die Nachrichten mitliest. Außerdem kommt man so während der Urlaubszeit nicht zusätzlich in die Versuchung, einen Blick in den beruflichen Mailaccount werfen zu müssen.
Digitaler Bilderrahmen für Urlaubserinnerungen
Foto: Sony
3. Vorsicht vor Spam. Wer nach der Weihnachtszeit seinen Account öffnet, wird sich vermutlich erst einmal durch eine Menge E-Mails klicken müssen. Doch nicht alles was im Postfach landet, ist vertrauenswürdig. Auch wenn es schnell gehen muss, sollte man sehr vorsichtig mit unbekannten Anhängen sein, denn am häufigsten sollen Rechner über E-Mail-Anhänge mit Computerwürmern und Spyware infiziert werden. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann eine verdächtige Datei vor dem Öffnen in einem separaten Ordner speichern und mit Anti-Viren- und Anti-Spionage-Programmen durchleuchten.
Um sich auch nach der Urlaubszeit an die schönen Weihnachtsstunden zu erinnern, kann man sich zum Beispiel über einen digitalen Bilderrahmen ein Foto aus den Urlaubstagen anzeigen lassen. Sony beispielsweise hat im November digitale Bilderrahmen mit integrierter WLAN-Funktion vorgestellt, die Fotos nicht nur vom PC aus anzeigen, sondern auch per E-Mail oder FacebookFacebook versandte Fotos zeigen können. Alles zu Facebook auf CIO.de
Die Tipps zum Umgang mit E-Mails zur Urlaubszeit stammen vom Software-Hersteller Saperion.
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.