Geld sparen und effizienter arbeiten

5 Gründe, weshalb Dokumenten-Management ins Top-Management gehört

02. April 2009
Von Daniel Bullough und
Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.
Kaum ein CIO weiß, wie viel Geld seine Firma für bedrucktes Papier ausgibt. Daniel Bullough von Xerox rechnet für uns Ausgaben vor und zeigt Sparpotenziale auf.

"Effektivität, Schnelligkeit und Effizienz" sind drei Ziele, die Daniel Bullough mit seiner Tätigkeit für das Unternehmen Xerox verfolgt. "Im Dokumenten-Bereich können Unternehmen viel verbessern", weiß der 42-Jährige. Er verantwortet bei Xerox die Outsourcing- und Dokumentenmanagement-Sparte.

"Unternehmen geben zwischen fünf und 15 Prozent ihres Umsatzes für Dokumenten-Management aus", sagt Bullough. Und er fügt hinzu: "Viele Firmen haben im Bereich Dokumenten-Management keine Kostentransparenz." Durch Analysen und Dienstleistungen hilft er nach.

Daniel Bullough von Xerox gibt CIOs Ratschläge für ein effektiveres Dokumenten-Management.
Daniel Bullough von Xerox gibt CIOs Ratschläge für ein effektiveres Dokumenten-Management.

Im Folgenden erklärt der gebürtige Brite, was CIOs von der Beschäftigung mit Dokumenten-Management haben. Und weshalb dieses Thema unbedingt im Top-Management angesiedelt sein sollte:

1. Dokumente kosten Geld

Im Jahr 2007 wurden weltweit 15,2 Trillionen Seiten Papier bedruckt. Wie viel Geld diese Flut an Informationen Unternehmen jährlich kostet, ist kaum einem Firmenleiter bekannt. Eine europaweite Studie von IDC ergab, dass 82 Prozent der befragten Teilnehmer meinten, dass Dokumente für den erfolgreichen Betrieb ihrer Organisation entscheidend sind. Weitere 70 Prozent behaupteten, dass sich schwache Dokumentenprozesse negativ auf die betriebliche Flexibilität auswirken. Gleichzeitig sagen zwei Drittel der befragten Unternehmen, dass sie die Gesamtkosten für Dokumente nicht verfolgen. Unternehmen tun sich schwer die mit allen Dokumentaktivitäten verbundenen Kosten zu identifizieren.