Verbote bringen nichts

5 Ratschläge gegen Schatten-IT

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Wer verhindern will, dass Fachabteilungen an der IT vorbei Software und Services kaufen, sollte über die Vorteile des geregelten Einkaufs aufklären, rät Accenture.

Schatten-IT, der Bezug von Software oder Services über die GoogleGoogle Cloud Platform oder Salesforce.com an der IT vorbei, speist sich nicht aus bösem Willen. Das erklären jedenfalls Ryan Shadle und Brian Turley, Consultants bei Accenture. Ihre These: Den Fachabteilungen geht die geregelte Beschaffung einfach nicht schnell genug. Alles zu Cloud Computing auf CIO.de

Wie dem auch sei - kein Unternehmen kann Schatten-IT akzeptieren. Zu hoch sind die Risiken, ob es nun um den Schutz geistigen Eigentums geht oder um das Befolgen länderspezifischer Regularien. Punkte, in denen sich die handelnde Fachabteilung vermutlich nicht auskennt.

Bis zu 15 Prozent für für Schatten-IT

Dazu ein paar Zahlen: Canopy, die Cloud-Tochter des Anbieters Atos, hat rund 350 CIOs, CFOs (Chief Financial Officer) und Business-Entscheider aus Europa und den USA zu diesem Thema befragt. Rund jeder zweite Business-Manager gab an, 5 bis 15 Prozent seines Etats für Schatten-IT auszugeben. Dabei stehen insbesondere Lösungen für Back-Up (44 Prozent der Nennungen), File-Sharing (36 Prozent) und Daten-Archivierung (33 Prozent) im Vordergrund.

Alle Befragten rechnen mit steigenden Zahlen. CIOs und CFOs nennen mobile ITmobile IT als Treiber dieser Entwicklung. Alles zu Mobile IT auf CIO.de

Das Vermeiden von Schatten-IT funktioniert nach Meinung von Accenture nicht über Verbote. Der einzige Weg besteht darin, die Vorteile des geregelten Einkaufs herauszustellen:

Accenture bietet CIOs fünf Ratschläge an

Aufklären statt Verbieten: Es kann nicht darum gehen, "Missetäter" zu erwischen. Sinnvoller ist es, auf die Vorteile einer geregelten Beschaffung hinzuweisen. Zum Beispiel können Skaleneffekte IT-Kosten senken, Schatten-IT nicht. Außerdem sollten alle Mitarbeiter über Service-Level-Agreements informiert werden.

Bevorzugte Hersteller auflisten: CIOs sollten kommunizieren, welche ihre bevorzugten Hersteller sind. Dabei sollten sich Raum für Ausnahmen lassen. Können Vertreter einer Fachabteilung gut begründen, warum sie diese oder jene Lösung eines anderen Anbieters wünschen, darf darüber verhandelt werden.

Beziehungspflege: Gute Geschäftsbeziehungen zu innovativen Herstellen nützen dem gesamten Unternehmen. Das funktioniert nur über eine geregelte IT-Beschaffung.

Zusatzwert bieten: Nicht nur kann der IT-Entscheider Preise besser verhandeln als die Fachabteilung. Er spricht mit dem Hersteller auch über Garantieleistungen oder Hardware-Spezifikationen.

Vertrauen aufbauen: Das Aufklären über die negativen Seiten von Schatten-IT ist wichtig. Im Zuge dessen kann sich die IT-Abteilung unternehmensintern als vertrauenswürdiger Partner etablieren.

Ziel ist es letztlich, der gesamten Belegschaft über alle Hierarchie-Stufen hinweg klar zu machen, dass der Einkauf die Übersicht und die Erfahrungen des IT-Entscheiders erfordert. Glaubt man den Beratern, können die meisten ihrer Kunden die Menge unbekannter Cloud- oder SaaS-Lösungen gar nicht einschätzen. Shadle und Turley halten es für realistisch, dass diese Menge zehnmal höher liegt als die Anzahl bekannter Lösungen.

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