Kauf-Ratschläge

7 Auswahlkriterien für Vertrags-Management-Systeme

29. März 2011
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
Software zum Vertrags-Management sollte ohne Programmierung konfigurierbar sein. Wichtig ist auch Mehrsprachigkeit. Was CIOs laut Pentadoc noch beachten müssen.

Arbeits-, Wartungs-, Kredit-, Partner-, Miet-, Kauf-, Leasing-, Liefer- oder Werkverträge: Unternehmen müssen nicht nur eine Vielzahl unterschiedlichster Vertragsformen verwalten und pflegen, sondern das auch in großer Zahl. Der Grund ist einfach - denn Verträge sind die Basis einer Zusammenarbeit zweier Parteien und dienen der gegenseitigen Absicherung.

Zu den Verträgen gesellen sich noch die sogenannten vertragsrelevanten Dokumente. Dazu zählen etwa E-Mails mit Ergänzungen, Korrekturen und Anmerkungen zu den Verträgen, verschiedene Vertragsversionen oder Verweise auf andere Vertragsdokumente.

Verträge revisionssicher archivieren

Unternehmen, die Verträge noch in Papierform ablegen, sollten schnell auf ein digitales Vertrags-Management umstellen. Sonst drohen Nachteile im Wettbewerb.
Unternehmen, die Verträge noch in Papierform ablegen, sollten schnell auf ein digitales Vertrags-Management umstellen. Sonst drohen Nachteile im Wettbewerb.
Foto: MEV Verlag

Alle diese Dokumente müssen - so verlangt es der Gesetzgeber - revisionssicher archiviert werden. Ebenso wichtig ist es, dass berechtigte Personen bei Bedarf unternehmensweit Verträge und relevante Dokumente jederzeit schnell und einfach recherchieren und finden sowie darauf zugreifen können.

Damit kommen Firmen um die Einführung einer IT-Lösung für das digitale Vertrags-Management nicht herum. Unternehmen, die ein standardisiertes und formalisiertes digitales Vertrags-Management umsetzen, sollten laut dem Münchener Beratungshaus Pentadoc folgende Punkte beachten: