FAQ zu Stolpersteinen

8 Rechtsfallen bei der E-Mail-Archivierung

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Unternehmen sollten private E-Mails vom Firmen-Account verbieten. Das rät der VOI. Sonst droht rechtliches Ungemach - trotz zertifizierter Archivierungssoftware.

Archivieren von E-Mails gestaltet sich schwierig. Manche Nachrichten muss ein Unternehmen archivieren, bei anderen darf es das gar nicht. Der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) aus Bonn spricht denn auch von einem nur schwer zu lösenden rechtlichen Dilemma.

Archivierungssoftware ist kein Freifahrschein: Wer denkt, damit rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, irrt.
Archivierungssoftware ist kein Freifahrschein: Wer denkt, damit rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, irrt.
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Um Entscheidern auf die Sprünge zu helfen, haben Experten des VOI - Anwälte und Berater - einen Leitfaden verfasst. Dessen Titel lautet: "FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung". Das Dokument kann unter voi.de kostenlos heruntergeladen werden. Die Autoren sind Thorsten Brand, Jens Buecking, Stefan Groß, Nils Hallermann und Dietmar Weiß.

Private Mails vom Firmen-Account verbieten

Sie geben Unternehmen zum Beispiel Folgendes mit auf den Weg:

1. Es gibt keine allgemeingültige Lösung: Am sichersten wäre es zwar, sämtliche E-Mails zu archivieren. Das erfasst meist jedoch auch Mails, deren Archivierung vertraglich oder gesetzlich untersagt ist. "Hier muss eine einzelfallbezogene, individuelle Lösung gefunden werden, sinnvolle allgemeingültige Lösungen gibt es hier nicht", schreiben die Autoren.

2. Umgang mit privaten Mails: Der VOI empfiehlt, den Mitarbeitern die private Nutzung der beruflichen E-Mail-Postfächer vertraglich oder durch Betriebsvereinbarung komplett zu verbieten. Wenn privat gemailt wird, dann über einen privaten Account.