Rechtssicherheit und Compliance
Archivierung ohne Sanktionsangst
Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Paragrafen und Gerichtsurteile lassen immer Spielräume zur Interpretation. Genau deshalb bleiben oft Unsicherheiten, wenn Fachabteilungen sich mit Compliance-Fragen im Einzelnen beschäftigen. Das fängt an bei den Fristen zur Aufbewahrung und endet bei den Sanktionen, die im Falle von Verstößen drohen.
Um hier Klarheit und eine größere Rechtssicherheit zu schaffen, hat der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) versucht, anhand der aktuellen Rechtssprechung die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung in ausgewählten europäischen Ländern zu erläutern. Heraus kam die Studie "Legal Requirements for Document Management in Europe“, welche die Vorgaben für Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien kompakt auflistet. Der VOI vertritt die Mehrheit der Anbieter von Systemen für Enterprise Content Management und Dokumenten in Deutschland.
Steuerrecht und Handelsrecht gestatten über § 147 Absatz 2 AO, § 257 Absatz 3 HGB im Grundsatz, die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger, wenn dies in Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) entspricht. Bezogen auf das Steuerrecht gilt, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen müssen, wenn sie lesbar gemacht werden.
Soweit die entsprechenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, besteht auf der Grundlage des § 147 Absatz 6 AO, ein elektronisches Zugriffs- und Auswertungsrecht für den Betriebsprüfer. Hier verlangt das Steuerrecht, dass die Daten über die Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sind.