E-Mail-Archivierung reicht nicht

Aufbewahrungspflicht für Facebook & Co.

Der Diplom-Physiker Oliver Schonschek ist freier IT-Fachjournalist und IT-Analyst in Bad Ems.
Geschäftliche Kommunikation findet auch über soziale Netzwerke statt. Archivierungslösungen sollten deshalb auch relevante Twitter- oder Facebook-Nachrichten erfassen.

Wenn sich Unternehmen in sozialen Netzwerken wie FacebookFacebook, LinkedIn oder Xing engagieren, dann geschieht dies nicht nur zur Steigerung der Bekanntheit und zur Imageverbesserung. Auch die Kommunikation mit Kunden und Interessenten spielt eine wichtige Rolle, wie die Studie "Social Media in Unternehmen" des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW) zeigt. Alles zu Facebook auf CIO.de

Wie umfangreich bereits die digitale Kommunikation über soziale NetzwerkeNetzwerke und andere soziale Online-Medien ist, macht die Bitkom-Studie "Einsatz und Potenziale von Social Business" am Beispiel der IT-Unternehmen deutlich: Bei 59 Prozent dieser Firmen werden soziale MedienMedien sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation eingesetzt. Alles zu Netzwerke auf CIO.de Top-Firmen der Branche Medien

Nicht nur E-Mails sind gerichtsrelevant

Wenn Behörden Einblick in Geschäftsdokumente verlangten, betraf dies in Deutschland laut der "2011 Information Retention and eDiscovery Survey" von Symantec in 53 Prozent der Fälle E-Mails, in 51 Prozent der Fälle Anwendungsdaten. Doch 42 Prozent beziehungsweise41111111 38 Prozent der Anfragen galten Nachrichten, die über Instant-Messenger-Dienste und soziale Netzwerke ausgetauscht wurden.

Unternehmen sollten bei den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Dokumente deshalb nicht nur an E-Mail und Office-Dateien denken. Auch die Kommunikation über Instant Messenger, Chat-Programme und soziale Netzwerke wie Facebook kann geschäftliche Relevanz haben, die eine Archivierung erforderlich macht.

Wie Osterman Research herausfand, werden die Nachrichten, die über Facebook, Twitter oder LinkedIn ausgetauscht werden, von 73 bis 79 Prozent der Unternehmen noch nicht archiviert.

In vielen Firmen ist bereits eine Archivlösung für E-Mails vorhanden. Diese sollte nun um die Archivierung weiterer Formen der digitalen Kommunikation erweitert werden. Das kann durch Speziallösungen zum Beispiel im Bereich Archivierung sozialer Medien geschehen oder durch spezielle Funktionen, die soziale Netzwerke oder Instant Messenger bieten.

Unternehmen, die Insellösungen vermeiden und eine einheitliche Lösung für die gesamte elektronische Archivierung wollen, finden auch dafür passende Lösungen auf dem Markt.