Wie CIOs die Rolle der IT im Unternehmen stärken

Best Practices für die Kommunikation mit Fachabteilungen

14. September 2007
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
CIOs müssen mehr und mehr zu Marketing-Experten in Sachen IT werden, um die Rolle der IT und der IT-Abteilung im eigenen Unternehmen zu stärken. Voraussetzung dafür ist, eine effiziente Kommunikation zwischen IT-Abteilung und den einzelnen Fachbereichen sicherzustellen. Allerdings verteilen IT-Abteilungen wichtige Informationen meist mit der Gieskanne an alle Anwender. Sie ignorieren, dass verschiedene Fachbereiche jeweils spezifische auf ihr Gebiet zugeschnittene Informationen zu Anwendungen und Funktionen benötigen. Die Analysten von Forrester Research haben mit den IT-Archetypen, ein Modell entwickelt, das CIOs helfen soll, die Bedürfnisse der Fachabteilungen besser zu verstehen und - orientiert an Benutzerrollen - Informationen zielgerichtet zu vermitteln.
Mithilfe von IT-Archetypen erkennen CIOs die Erwartungen der Fachabteilungen an die IT und können Informationen zielgerichtet verteilen.
Mithilfe von IT-Archetypen erkennen CIOs die Erwartungen der Fachabteilungen an die IT und können Informationen zielgerichtet verteilen.

Oft bekommen Fachabteilungen Informationen aus der IT-Abteilung nach dem Gieskannenprinzip. Zum Beispiel dürfte es kaum einen Marketing-Manager interessieren, warum er jetzt mit dem neuen Hauptbuch der ERP-Software parallele Abschlüsse nach HGB und dem internationalen Rechnungslegungsstandard IFRS machen kann. Das ist nur für die Buchhaltung und das Controlling bedeutsam.

Und Vertriebsmitarbeiter oder Call-Center-Agenten brauchen keine Beschreibung über wichtige Updates und Änderungen im Modul für die Fertigungssteuerung.

Das Gieskannen-Prinzip überwinden

Alle zusammen zeigen in der Regel auch wenig Interesse an den internen Metriken der IT-Abteilung, wie etwa zur Downtime bei Release-Wechseln oder zu Antwortzeiten eines Systems bei Anfragen. In der Regel werden die Anwender in den Fachabteilungen mit einer Vielzahl von Informationen aus der IT-Abteilung überflutet.

Den Analysten zufolge muss die IT-Abteilung die Informationen, die für die Anwender in den Fachbereichen relevant sind, gezielt dorthin bringen, wo sie benötigt werden. Dabei haben viele Unternehmen ein jeweils eigenes Verständnis, was die IT-Abteilung im Allgemeinen und der CIO im Besonderen leisten sollen.