Konzepte und Hindernisse
Checkliste für Managed Print Services
- Managed Print Services bedeuten eine komplette Optimierung der Output-Infrastruktur
- Es geht weniger ums Drucken, als ums Optimieren von komplexen und dokumentenintensiven Prozessen
- Eine weitere große Herausforderung besteht darin, die Strukturen im Unternehmen zu reorganisieren.
- Dafür muss sich auch die unternehmensinterne IT weiterentwickeln. Dazu zählt etwa die Schaffung der Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT, zwischen intern und extern.
Managed Print Services, kurz MPS, sorgen für Transparenz und Kontrolle über die Output-Ausgaben. Als Thema steht MPS seit mehr als fünfzehn Jahren auf der Agenda, als Konzept wird es mit steigender Tendenz in immer mehr Unternehmen implementiert. Wer MPS einsetzt, kehrt, so zeigt die Realität, auch nicht mehr zum vorherigen Beschaffungsweg zurück.
Ganz im Gegenteil, MPS-Anwender der zweiten Generation suchen längst nach ganzheitlichen Lösungen, mit denen sie nicht nur ihre Output-Infrastruktur optimieren können, sondern auch ihre dokumentenintensiven Prozesse.
Wenig Neueinsteiger
Dennoch: Was die Zahl der Neueinsteiger beim Thema MPS betrifft, steigt die Wachstumskurve zwar beständig - aber nach wie vor recht langsam. Laut der Ergebnisse der IDC-Befragung "Print & Document Management in Deutschland 2014"von IT-Entscheidern erhöhte sich die Zahl der Unternehmen, die hierzulande Print Management-Konzepte einsetzen, von 41 Prozent im Jahr 2012 auf gerade einmal 44 Prozent 2014.
Der folgende Beitrag geht der Frage nach, welche Vorbehalte Unternehmen bislang daran hindern, MPS einzusetzen. Darüber hinaus wird erläutert, wie diese Stolpersteine in der Praxis überwunden werden können - und was den Umstieg auf MPS letztlich so lohnend macht.
MPS für Einsteiger
Wie viel kostet das Drucken einer A4-Seite eigentlich? Schlagen so kleine Alltagstätigkeiten wie der Tonerwechsel im Zeitbudget der Mitarbeiter tatsächlich zu Buche? Vor allem aber: Hat der Ausdruck auf Papier in Zeiten von Smartphones und mobilen Arbeitsweisen nicht ohnehin längst ausgedient?
Ausnahmslos alle Unternehmen, die in den letzten Jahren ein MPS-Konzept realisiert haben, erleben ihn, den typischen "Aha"-Effekt. Denn in der Tat: Das Thema Drucken stellt kostentechnisch für die meisten Unternehmen zunächst eine vermeintlich vernachlässigbare Größe dar - bis sie einmal zusammen mit ihrem MPS-Dienstleister nachrechnen.
Unter die Kosten für einen Ausdruck fallen nicht nur der Preis für Papier und Toner, sondern beispielswiese auch die Kosten für die Anschaffung des Geräts, für die Wartung und Reparatur, für Energie und die Entsorgung. Und gedruckt wird trotz oder vielleicht gerade aufgrund veränderter Lesegewohnheiten (Stichwort E-Reader) nach wie vor.
Büro-Angestellte drucken 13.000 Seiten im Jahr
Analystenberichte geben an, dass durchschnittlich ein bis sechs Prozent vom Jahresumsatz für Ausdrucke und Kopien anfallen. Als Faustregel kann man zudem davon ausgehen, dass der durchschnittliche Büroangestellte pro Jahr ca. 13.000 Seiten druckt - und davon, dass mindestens jede siebte Seite davon niemals genutzt wird.
Als bislang wichtigsten Treiber für die Unternehmen, sich überhaupt mit Print Management zu beschäftigen, nennt IDC die Vorgabe der IT-Abteilung, die direkten Druckkosten (57 Prozent) sowie die Betriebskosten (54 Prozent zu reduzieren.