Das richtige Dokument zum richtigen Mitarbeiter bringen

Es beginnt mit E-Mail-Management

ECM umfasst dabei Technologien und Methoden, mit denen sich diese Ziele umsetzen lassen. ECM deckt die Bereiche Dokumenten-Management (DMS) über E-Mail-Management, Portale (Intra- und Extranet), Web-Content-Management (WCM) und Records-Management ab. Vor dem Hintergrund, die steigende E-Mail-Flut zu verwalten und aufgrund gesetzlicher Anforderungen die Aufbewahrungsfristen von E-Mails betreffend, beginnen viele ECM-Konzepte mit einem E-Mail-Management-Projekt.

Beispielsweise gaben über die Hälfte der Befragten an, bereits ein E-Mail-Management-System eingeführt zu haben. Bei 42 Prozent steht auch in diesem Jahr E-Mail-Management ganz oben auf der Agenda, gefolgt von Projekten zum Wissens- und Informations-Management (40 Prozent) sowie im Bereich Digitale Signatur (39 Prozent) und intelligente Suche (38 Prozent).

Mit ECM Redundanzen verringern

Grundsätzlich - so ein weiteres Untersuchungsergebnis - streben Unternehmen nach einer einheitlichen Plattform für alle Informationen, um Dokumente schneller zu finden, Redundanzen zu verringern und Prozesse zu optimieren. Viele Firmen haben jedoch Systeme verschiedener Anbieter, etwa für E-Mail- oder Dokumenten-Management, installiert.

Eine wichtige Aufgabe wird künftig sein, diese zusammenzubinden, zentral zu koordinieren sowie in die bestehende IT-Infrastrukturen und Prozesse zu integrieren. ECM-Systeme werden sich dabei im Zuge der wirtschaftlichen Entwicklung und Globalisierung mehr und mehr zu Basis-Systemen und zur Informationsdrehscheibe in Unternehmen entwickeln.

Die Berater der Experton Group befragten zum Thema Enterprise Content Management 153 deutsche Anwenderunternehmen.