Vertragsmanagement

Der richtige Dreh

03. Mai 2004
Erstaunlich viele Firmen halten ihre Verträge in einer Terminmappe mit Plastikregister zusammen. Dabei sparen Vertragsmanagement-Tools Zeit und somit Geld - wie beim Schraubenhersteller Würth, bei Schwäbisch Hall und bei der Alten Leipziger Versicherung.

Frank Pawlak hatte die Nase gestrichen voll vom Chaos am Ende des vergangenen Jahres. "Immer zum Jahreswechsel haben wir unsere Verträge neu durchforstet, mühsam mit Excelsheets - eine Katastrophe. Wenn man die x-te Variante vor sich hat, blickt man irgendwann nicht mehr durch und weiß nicht mehr, wer eigentlich auf dem letzten Stand ist." Dem Prokuristen der IT-Tochter des Schraubenherstellers Würth, der Portolan Commerce Solutions, platzte kurz nach der letzten Weihnachtsbescherung endgültig der Kragen. Er wollte endlich wiederauffindbare, am besten standardisierte Verträge haben und entschied sich für das Vertragsmanagement-Tool "Legal Contract Management System" der Böblinger M&M Systemberatung GmbH. Pawlak: "Begonnen haben wir mit den neuesten unserer rund 1000 Verträge, darunter viele Rahmen-, Wartungs- und Lizenzverträge. Wir konnten schon nach wenigen Wochen live gehen."

Die meisten Unternehmen sind mit der Organisation ihres Vertragsmanagements unzufrieden, hat eine Studie der Unternehmensberatung KPMG Consulting ergeben. Die 800 im Jahr 2002 befragten Firmen sehen das größte Risiko darin, dass viele Verträge nicht mehr aktuell und die betreffenden Mitarbeiter im Unternehmen auf unterschiedlichem Informations-Level sind. Die meisten halten daher eine zentrale Organisation der Vertragsverwaltung für notwendig und eine StandardisierungStandardisierung der Vertragsvorlagen und der Vertragserstellung für mehr als hilfreich. 68 Prozent der Befragten legen Verträge und Kopien mehrfach in verschiedenen Abteilungen ab, 62 Prozent müssen täglich auf Verträge anderer Abteilungen zugreifen, zwei Drittel der Firmen kennen die Durchlaufzeiten für die Standardverträge im Unternehmen nicht. Alles zu Standardisierung auf CIO.de

Kosten für Geräte, die es nicht mehr gibt

Obwohl Unternehmen es für wichtig halten, hat jedes zweite von ihnen keine zentrale Abteilung für Verträge, stellten die Autoren der Studie fest. "Ein entsprechendes Knowledge-Management-Tool liefert wichtige Hilfestellung, angefangen bei der Erstellung über Bearbeitung, Genehmigung, Archivierung und Suche bis hin zur Überwachung der Fristen", sagt Claudia Georgi von Bearingpoint, ehemals KPMG-Consulting. "Die Dauer der Bearbeitung von Vertragsdokumenten kann so ganz erheblich reduziert werden."

Doch es geht um mehr als Durchlaufzeiten. Viele Firmen zahlen Wartungskosten für Geräte, die es nicht mehr gibt, und Leasingraten, nur weil der Kündigungstermin vergessen wurde. Verträge verlängern sich automatisch und Preise erhöhen sich, sodass der Unternehmensberater und Hamburger Universitätsprofessor Klaus Mentzel resümiert: "Das sind fürchterlich hohe verdeckte Kosten. Viele Unternehmen vergeigen so jährlich horrende Beträge."