Microsoft Outlook optimieren

Die besten Tipps zu Outlook 2010

Moritz Jäger ist freier Autor und Journalist in München. Ihn faszinieren besonders die Themen IT-Sicherheit, Mobile und die aufstrebende Maker-Kultur rund um 3D-Druck und selbst basteln. Wenn er nicht gerade für Computerwoche, TecChannel, Heise oder ZDNet.com schreibt, findet man ihn wahlweise versunken in den Tiefen des Internets, in einem der Biergärten seiner Heimatstadt München, mit einem guten (e-)Buch in der Hand oder auf Reisen durch die Weltgeschichte.
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.
Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt.
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor für IDG. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.

pst-Dateien richtig verwalten

Mit Outlook 2010 haben Sie die Möglichkeit, für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene .pst-Datei zu verwenden. Auch der Speicherort der pst-Dateien erlaubt mit Outlook 2010 eine übersichtlichere Ordnung.

Eine Neuerung in Outlook 2010 besteht darin, dass Sie für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene .pst-Datei verwenden können, um so eine effizientere Ordnerstruktur zu erstellen. Sie können aber auch für alle Konten eine einzelne .pst-Datei erstellen.

Zugewinn: Outlook 2010 unterstützt mehrere pst-Dateien.
Zugewinn: Outlook 2010 unterstützt mehrere pst-Dateien.

Diese Möglichkeit erhalten Sie über den Assistenten zur Erstellung von neuen Konten. Hier können Sie auswählen, welche Aktion Sie durchführen wollen. Standardmäßig speichert Outlook 2010 .pst-Dateien nicht mehr in verschachtelten Ordnern im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien des Dokumente-Ordners von Profilen:

C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook-Dateien

Über verschiedene Registerkarten erreichen Sie die Einstellungen und Funktionen in Outlook 2010. Über die Registerkarte Datei finden Sie alle allgemeinen Einstellungen und die Verwaltung der einzelnen Konten. Installieren Sie Outlook 2010 über eine bestehende Outlook-2007-Installation, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie sie in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren.

Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel lautete. Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an.

Flexibel: Sie können den Ordner der Datendatei anpassen.
Flexibel: Sie können den Ordner der Datendatei anpassen.

Alternativ können Sie die Auswahl nachträglich ändern. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Datei im Menüband auf Kontoeinstellungen. Markieren Sie anschließend auf der Registerkarte E-Mail des Dialogfelds Kontoeinstellungen das entsprechende POP3-Konto und klicken auf die Schaltfläche Ordner wechseln.

In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur dem Zwischenspeichern von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Sie können Konten verschiedener Anbieter zentral verwalten und mehrere Exchange-Konten gleichzeitig einrichten. Wenn Sie Outlook 2010 an Exchange anbinden, arbeitet auch die neue Version mit dem Exchange-Cache-Modus. Dabei verwendet Outlook eine spezielle Datendatei, in welcher der Inhalt des Exchange-Postfachs zwischengespeichert wird. Diese befindet sich standardmäßig im Verzeichnis

c:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

und hat die Endung .ost.

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