Dokumentation muss mit der Entwicklung der Artikel beginnen

Die Dokumentation von Produkten gehört ins CMS

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Industrie-Unternehmen, die ihre Produkte von den ersten Schritten der Entwicklung an systematisch dokumentieren, verringern das Risiko eines missglückten Launches. Das behauptet der Marktforscher Aberdeen in einer neuen Studie. Tipp der Analysten: Die Produkt-Dokumentation sollte in das Content-Management-System (CMS) eingebunden sein - und die technischen Redakteure neben den Konstrukteuren und Maschinenbauern sitzen.
Die größten Herausforderungen bei der Produkt-Dokumentation
Die größten Herausforderungen bei der Produkt-Dokumentation

Früher war es einfach: Der neue Radiowecker war fertig, und flugs wurde noch eine Gebrauchsanweisung dafür geschrieben. Heute ist Produkt-Dokumentation etwas Anderes: Die Artikel werden komplexer und komplizierter, ihre Lebenszyklen werden kürzer - immer mehr Informationen müssen verarbeitet werden. Gleichzeitig stellen sich die Unternehmen immer globaler auf und wenden sich an Kunden in verschiedenen Ländern mit verschiedenen Sprachen.

Die Analysten wollten wissen, welche konkreten Schwierigkeiten daraus für die Produkt-Dokumentation entstehen. Mehr als jeder zweite Studienteilnehmer nennt die Anpassung der Texte an Produkt-Veränderungen (55 Prozent). Probleme bereitet ihnen auch, dass Publikationen häufig nur in Alt-Formaten existieren (29 Prozent). Immerhin knapp jeder Vierte (23 Prozent) beklagt, die entsprechende Software sei zu teuer.

Deutliche Unterschiede in der Performance

Dabei macht ein genauerer Blick auf die tägliche Praxis erhebliche Unterschiede deutlich. So gelingt es besonders erfolgreichen Firmen ("Best in Class"), jede Publikation termingerecht fertigzustellen - im Schnitt schaffen das nur 87 Prozent, unter den auffallend langsamen Firmen ("Trödler") sind es nur gut zwei Drittel (68 Prozent).

Unterschiede in der Performance
Unterschiede in der Performance

Eine besonders deutliche Lücke klafft bei den Kosten für Übersetzungen: Während 97 Prozent der Klassenbesten im Budget bleiben, können das im Schnitt nur 69 Prozent für sich in Anspruch nehmen und unter den Trödlern gelingt es noch nicht einmal jedem Vierten (23 Prozent).