Cloud Computing


Zukunft der Arbeit

Die E-Mail muss sich neu erfinden

23. März 2016
Bernhard Hecker beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit elektronischer Unternehmenskommunikation. Seit 2005 leitet er das Produktmanagement bei Retarus. Bei dem globalen Managed-Services-Anbieter verantwortet er die Bereiche E-Mail, Fax, SMS und EDI. Als Experte für Sicherheit und Datenschutz engagiert er sich zudem in den Verbänden BITKOM und TeleTrusT.
Das moderne Büro ist mobil und liegt in der Cloud. Damit Geschäftspartner auch in Zukunft per E-Mail effizient miteinander kommunizieren können, muss sich die elektronische Nachricht neu erfinden.

Als Ray Tomlinson 1971 zum ersten Mal eine elektronische Nachricht an einen anderen Computer versendete, konnte er nicht ahnen, wie revolutionär seine Erfindung sein würde: Die E-MailE-Mail, wie wir sie heute kennen, war geboren. Nun ist der US-Informatiker gestorben. Er hinterlässt eine Technologie, die neben mir auch vielen anderen zu einerKarriere verholfen hat und sicher auch in Zukunft wichtiger Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes bleiben wird. Damit dies gelingt, muss sich die E-Mail jedoch in weiten Teilen neu erfinden und an die Anforderungen der Geschäftswelt von morgen angepasst werden. Alles zu Mail auf CIO.de

Cloud und Mobilität bestimmen den Arbeitsplatz der Zukunft

Der im März 2016 verstorbene Ray Tomlinson gilt als Vater der E-Mail.
Der im März 2016 verstorbene Ray Tomlinson gilt als Vater der E-Mail.
Foto: BBN Technologies

Durch die flexible Nutzung von Cloud-Diensten über das eigene Smartphone oder Tablet ist die abteilungs-, standort- oder firmenübergreifende Zusammenarbeit deutlich effizienter geworden. Viele Unternehmen haben die Megatrends Cloud und Mobility deshalb längst in ihre IT-Strategie integriert. Um auch in Zukunft mit dem Wettbewerb mithalten zu können, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern folglich nicht nur am Arbeitsplatz-PC, sondern auch auf verschiedensten mobilen Devices Anwendungen mit maximaler Performance zur Verfügung stellen. Voraussetzung hierfür ist eine leistungsstarke, stabile und flexible IT-Infrastruktur, die sich von Anwendern wie Administratoren problemlos handhaben lässt.

E-Mail aus der Cloud stellt hohe Sicherheitsanforderungen

Die mobile E-Mail-Nutzung gehört heute zum Alltag.
Die mobile E-Mail-Nutzung gehört heute zum Alltag.
Foto: watcharakun /Shutterstock.com

Dabei spielt auch die Sicherheit eine wichtige Rolle. Nutzen Unternehmen Cloud-basierende Anwendungen, werden geschäftskritische und vertrauliche Informationen in externen Rechenzentren eines Service Providers zwischengespeichert. Diese sensiblen Daten müssen deshalb besonders gut geschützt werden. Neben zuverlässigen Verschlüsselungslösungen unterstützen hierbei Data-Leakage-Prevention-Systeme (DLP).

Passend zum Thema: Software Defined Infrastructure in Deutschland 2016

Software Defined Infrastructure (SDI) hilft Ihnen IT-Ressourcen kosteneffizienter und flexibler zu nutzen.
Weitere Vorteile und eine Roadmap zur SDI laut IDC erfahren Sie in dieser Studie.

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Diese verhindern, dass geschäftskritische Daten das Unternehmen ungewollt per E-Mail verlassen und etwa dem Wettbewerber in die Hände gelangen. Allerdings bestehen viele DLP-Funktionen oft noch aus unflexiblen Algorithmen. Diese können in der Praxis kaum an neue Anforderungen angepasst werden. Der Trend geht deshalb in Zukunft zu intelligenten und selbstlernenden Algorithmen, die jedoch wesentlich mehr Speicher und Rechenleistung erfordern als heute üblich. Diese Machine-Learning-basierten Algorithmen erkennen neue Muster oder Anomalien automatisch und reagieren dementsprechend flexibel.

E-Mail muss sich neu erfinden

Einer aktuellen Studie des Branchenverbandes BITKOM zufolge nutzen nahezu alle Unternehmen die E-Mail zur Geschäftskommunikation. Rund 86 Prozent der befragten Unternehmen nutzen das Medium sehr häufig. Damit ist die E-Mail das bei weitem meist genutzte elektronische Kommunikationsmittel. Wenn es um die geschäftliche Zusammenarbeit geht, werden E-Mails auch in den kommenden Jahren eine wichtige Rolle spielen, da sie neben der Speicherung und Übermittlung von Informationen auch eine asynchrone Interaktion ermöglichen.

Durch den verstärkten Einsatz von Cloud-Lösungen und Mobile Devices im Unternehmen verändern sich die Anforderungen an die E-Mail-Kommunikation jedoch zusehends. Damit Wertschöpfungsprozesse noch schneller und besser abgebildet werden können, müssen E-Mail-Lösungen schon heute viel mehr können als nur elektronische Nachrichten übermitteln. Innovative E-Mail-Anwendungen integrieren deshalb mittlerweile Kalender- oder Raumbuchungssysteme, Aufgabenmanagement oder File Sharing und erleichtern den Anwendern die Arbeit erheblich.

Flexible Modelle sind gefragt

Die E-Mail wurde bereits oft für Tode erklärt - dennoch nutzen 86 Prozent der Unternehmen das Medium sehr häufig.
Die E-Mail wurde bereits oft für Tode erklärt - dennoch nutzen 86 Prozent der Unternehmen das Medium sehr häufig.
Foto: jörg röse-oberreich/Shutterstock.com

Auf der anderen Seite werden die Anforderungen der Mitarbeiter an die E-Mail-Systeme immer heterogener. Der Trend geht weg vom einheitlichen E-Mail-Modell für alle Mitarbeiter, hin zu individuellen Benutzeroberflächen und Apps. Deshalb sollten Unternehmen mobile und festinstallierte E-Mail-Lösungen miteinander kombinieren. Dadurch können die Mitarbeiter je nach Aufenthaltsort und aktueller Aufgabe flexibel entscheiden, welches Modell gerade am besten geeignet ist.

Ergänzend zu Programmen wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes bieten mittlerweile Startups wie Inky, CloudMagic oder Triage innovative Apps, die auf Touchscreens ausgerichtet sind. Diese Apps sind zwar für längere E-Mail-Interaktionen nicht optimal geeignet, ermöglichen dafür aber eine besonders schnelle Filterung und Beantwortung von Nachrichten über jedes beliebige Smartphone oder Tablet.

Herausforderung E-Mail-Flut

Immer wichtiger wird auch die Effizienz der E-Mail-Kommunikation. Das US-Marktforschungsinstitut Radicati geht davon aus, dass Nutzer in ihrem beruflich genutzten Postfach aktuell im Durchschnitt 122 E-Mails pro Tag erhalten, viele davon sind Spam- und Phishing-Nachrichten - Tendenz steigend. E-Mail-Sicherheitslösungen können Unternehmen dabei unterstützen, diese "E-Mail-Flut" zu bekämpfen. Sie sorgen durch die Kombination mehrerer Virenscanner sowie intelligente Spam- und Phishing-Filter dafür, dass Spam- und Phishing-Nachrichten erst gar nicht in das E-Mail-Postfach gelangen.

Automatisierung steigert die Effizienz

122 Mails und mehr pro Tag - die Mail-Flut überfordert viele Anwender.
122 Mails und mehr pro Tag - die Mail-Flut überfordert viele Anwender.
Foto: Horoscope/Shutterstock.com

Um die Geschäftskommunikation so effizient wie möglich zu gestalten, sollten zeitraubende Kommunikationsprozesse am besten vollständig automatisiert werden. Viele Mitarbeiter verwenden deshalb so genannte "Single Function"-Apps, mit denen sich E-Mails unkompliziert kategorisieren und priorisieren lassen.

In Zukunft werden für eine effiziente E-Mail-Kommunikation immer mehr intelligente Mechanismen zum Einsatz kommen, welche die Filterung, chronologische Sortierung und aufgabenbezogene Strukturierung relevanter Informationen übernehmen. Über selbstlernende Algorithmen könnten dabei auch typische Dienstleistungsaufgaben wie die Auftragsabwicklung oder die Behandlung von Servicefällen automatisiert abgewickelt werden. Dadurch bleibt den Mitarbeitern wieder mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Intelligente Mechanismen versorgen Nutzer mit Zusatzinformationen

Einen Mehrwert bieten innovative E-Mail-Systeme dem Nutzer auch dann, wenn sie neben dem klassischen Nachrichtenversand auch weiterführende Informationen zum E-Mail-Absender beziehungsweise -Empfänger oder zu vereinbarten Terminen bieten.

E-Mail-Lösungen der Zukunft verknüpfen die Nachrichten deshalb automatisiert mit Kontaktdaten beziehungsweise Profilen von Kollegen und Geschäftspartnern oder Reiseinformationen zu anstehenden Geschäftsreisen. Dafür werden nicht nur interne Adressbücher, Kalender, Datenbanken oder CRM-Systeme durchsucht, sondern auch relevante Neuigkeiten aus dem Internet oder sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Xing oder Twitter. Die Nutzer profitieren auf diese Weise von der optimalen Vorbereitung auf Gesprächspartner sowie anstehende Termine oder Reisen.

Fazit

Letztendlich entscheidet die Akzeptanz der Anwender über den Erfolg einer IT-Lösung. Deshalb ist es wichtig, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter bei der Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes zu steigern, indem man ihnen die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden erleichtert. Die E-Mail-Lösungen der Zukunft sollten sich nicht nur einfach und flexibel von jedem beliebigen Gerät aus bedienen lassen, sondern im Idealfall auch als Allround-Lösung für das organisatorische Office Management fungieren.

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Thema: Mail

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