Trotz Social Collaboration
Die E-Mail stirbt doch noch nicht
Wieder reißt einen das "Ping" des Computers aus der Konzentration: Eine neue E-Mail ist da. Doch die elektronische Post kann stören, denn etwa zwei Drittel aller Nachrichten sind für die Arbeit komplett überflüssig. Sie enthalten Klatsch, Links zu lustigen Katzen-Videos oder sind Teil eines riesigen Verteilers, dessen Inhalt einen gar nicht betreffen. Dennoch hängen die Deutschen an E-Mails, wie eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Toluna unter 1000 Deutschen ergab.
Verzicht für die meisten unvorstellbar
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Knapp zwei Drittel (65 Prozent) der Befragten gaben an, dass sie sich nicht vorstellen können, auf die E-Mail zu verzichten. Von den vielen E-Mails gestört fühlt sich nur ein Drittel der Befragten (35,5 Prozent). Aber warum dann die E-Mail abschaffen, wenn sie doch angeblich niemanden stört? "Die Leute sind einfach diese Belastung so gewohnt, dass ihnen gar nicht mehr auffällt, dass es auch anders sein könnte", sagt Christian Klöppel, Leiter des Mobile Business Center of Excellence bei der Beratungsgesellschaft CSC. "Sie können sich gar nicht vorstellen, dass es auch anders - und zwar effizienter - geht."
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Gewinnen Sie Zeit
Verlieren Sie kein Geld und konzentrieren Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben. Vermutlich steht in Ihrem Berufsprofil nicht "E-Mail-Schreiber". Nutzen Sie die E-Mail-Korrespondenz nur, um sich über wichtige Inhalte mit Kollegen und Kunden auszutauschen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. Jedoch leidet darunter oft die Konzentration. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist.
Ein weiterer Kritikpunkt - E-Mail-Kommunikation ist zu langsam - war daher auch nur bei knapp 28 Prozent der Befragten zu hören. "Aber die E-Mail ist einfach nicht mehr das, was sie mal war", sagt Klöppel. Obwohl die Kommunikation so einfach und standardisiert abläuft, häufen sich Probleme. Unüberlegt verschickte E-Mails, wie Klöppel sie nennt, sind dabei ein großer Teil des Problems. Insgesamt ist die Kommunikaiton per E-Mail zu belastend und ein großer Störfaktor im Alltag. Kann man daran etwas ändern?
Kann Zero-Email funktionieren?
Einige Unternehmen versuchen, der Flut Einhalt zu gebieten. Zum Beispiel der Konzern Atos: Das Projekt "Zero-Email" soll alle internen Mails abschaffen. Nun, nicht ganz abschaffen - es soll natürlich ein firmeninternes E-Mail-System geben, das aber zusammen mit Mikrobloggingdiensten á la TwitterTwitter und Plattformen den Mitarbeitern das Arbeiten erleichtern soll. Aber ob das funktioniert? Alles zu Twitter auf CIO.de
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.