Trotz Social Collaboration
Die E-Mail stirbt doch noch nicht
Alternative: Firmen-Facebook
Wie Atos könnten Unternehmen versuchen, ein firmeninternes FacebookFacebook aufzubauen, um lästige E-Mails einzudämmen. Damit arbeiten laut Umfrage erst 27 Prozent der Befragten. Aber noch mehr Menschen halten nichts von solchen Netzwerken als Arbeitsplattform: 36,2 Prozent. Dass die Kommunikation durch Firmen-Facebooks schneller und besser würde, daran glaubt die Mehrheit auch nicht. "Die Mitarbeiter sind das Arbeiten auf Plattformen einfach noch nicht gewöhnt", glaubt Klöppel. Alles zu Facebook auf CIO.de
Foto: Doris Heinrichs - Fotolia.com
Vorteile von Unternehmens-Netzwerken sahen die Befragten lediglich darin, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Das wird in herkömmlichen E-Mails schnell zum Alptraum und frisst wertvolle Arbeitszeit: Wer kann schon die Bearbeitungsschritte nachvollziehen? Ohne Zweifel ist eine solche Gruppenabstimmung per E-Mail nicht effizient. Trotzdem trauen sich viele noch nicht an neue Arten des Arbeitens heran, wie die Umfrage zeigt.
Neue Arbeitskultur
Denn ein Problem der Firmen-Facebooks bleibt: "Die Mitarbeiter müssen aktiv damit umgehen, anders als bei E-Mails, die man morgens einfach abarbeiten kann", sagt Klöppel. "Das geht natürlich mit mehr Eigenverantwortung einher." Da müsse es erst einen Kulturwandel in den Unternehmen geben, weg von der Passivität der E-Mails hin zu einem aktiven Nutzer. Nur ist das eben für viele Mitarbeiter noch ungewohnt. "Dieser Prozess ist erst sehr am Anfang." Das bestätigen die Umfragezahlen.
Parallele Systeme
Firmen halten auch weiterhin an E-Mails fest, weil das System grundsätzlich auf der ganzen Welt standardisiert ist. Die Kommunikation von Unternehmen zu Unternehmen kann also weiterhin nur per E-Mail erfolgen. Da bringen einem auch die schönsten Firmen-Facebooks nichts, wenn man weiter mit der Außenwelt so kommuniziert. "Ich erwarte nicht, dass sich da schnell ein anderes System durchsetzt", sagt auch Klöppel. Das bedeutet aber, dass Mitarbeiter mit parallelen Systemen arbeiten müssen. Und das kann unter Umständen mehr Arbeit bedeuten.
Die E-Mail ist kein Auslaufmodell
Dass die E-Mail irgendwann verschwinden wird, glauben nicht viele. Nur 17 Prozent der Befragten gaben an, dass dieser Weg der Kommunikation in fünf Jahren obsolet sein wird. Das sieht auch CIO Martin Gnass von Hapag-Lloyd so: Erst in zehn Jahren würden Unternehmen so weit sein, glaubt er. Das Fax lebt ja auch immer noch.
- 1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise.
Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. - 2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian. - 3. Beantworten Sie E-Mails schnell.
Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab. - 4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.
Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen. - 5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist.
Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen. - 6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. - 7. Antworten Sie niemals auf Spam.
Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen. - 8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren.
So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat. - 9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen. - 10. Keep it simple.
Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen! - 11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme.
Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have. - 12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen.
Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen. - 13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail.
Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht. - 14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation.
E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.