De-Mail und E-Brief

Die Folgen der vereinfachten E-Rechnung

Johannes Klostermeier ist ein freier Journalist aus Berlin. Zu seinen Spezialgebieten zählen unter anderem die Bereiche Public IT, Telekommunikation und Social Media. Auf cio.de schreibt er über CIO Auf- und Aussteiger.
Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ist jetzt auch ohne elektronische Signatur möglich. Raimund Schlotmann von Itella antwortet im Interview mit unserer Schwesterpublikation CIO.

Macht ein neues Gesetz die De-Mail und den E-Postbrief in weiten Teilen überflüssig? Rechnungen sollten ab 1. Juli unter bestimmten Voraussetzungen auch unsigniert verschickt werden können. (Siehe auch Konkurrenz für De-Mail und E-Post).

Allerdings wurde das Steuervereinfachungsgesetz 2011 im Bundesrat abgelehnt. Obwohl die Gründe dafür nicht die Regelungen zu elektronischen Rechnungen betrafen, gilt auch für diese weiterhin die bisherige Rechtslage.

Wann eine erneute Abstimmung erfolgt, ist derzeit ebenso unklar wie die Frage, ob die Regelungen dann noch rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft treten. Bis zur endgültigen Verabschiedung ist der Versand von unsignierten Rechnungen per E-Mail also noch mit einem hohen Risiko verbunden.

Raimund Schlotmann von Itella: Nicht abwarten, denn hohe Einsparungen winken.
Raimund Schlotmann von Itella: Nicht abwarten, denn hohe Einsparungen winken.

Ein Interview mit Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing bei Itella Information, einem Spezialisten für Lösungen zur Optimierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen. Was Firmen jetzt beachten sollten.

CIO.de: Was bedeutet die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen?

Raimund Schlotmann: Die Vereinfachung des Rechnungsprozesses ist wesentlich verbunden mit der elektronischen Übertragung von Rechnungen, denn Papier stellt einen Prozessbruch zwischen Unternehmen dar. Die Tatsache, dass nun die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nicht mehr unbedingt notwendig ist, beseitigt eine große Hürde hinsichtlich der Einführung der elektronischen Rechnung.

Durch das kompliziert aufgesetzte Signaturgesetz waren Unternehmen verunsichert und zögerten mit der Einführung. Die Signatur ist aber immer noch eine sehr gute Möglichkeit, die Forderung nach Authentizität und Integrität zu erfüllen. Signaturlösungen stehen einfach und schnell über Service Provider wie unser Unternehmen bereit.

CIO.de: Welche Auswirkungen hat die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung für den Markt?

Schlotmann: Nach Artikel 5 des Steuervereinfachungsgesetzes ist die qualifizierte elektronische Signatur nicht mehr zwingend notwendig, wenn ein innerbetriebliches Prüfverfahren implementiert ist. Wichtig ist aber, dass man nicht ein kompliziertes Verfahren durch ein neues ersetzt. Die Europäische Kommission hat schon 2009 vorgerechnet, welches wirtschaftliche Potenzial die elektronische Rechnungslegung in sich birgt.

Schon damals wurde darüber gesprochen, die technischen Standards und Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung zu vereinheitlichen. Eine Summe von 18 Milliarden allein an Einsparungen der Verwaltungskosten stand im Raum. Man sollte aber auf keinen Fall warten, um von den Vorteilen elektronischer Rechnungslegung zu profitieren. Ein guter Dienstleister bietet hier heute sofort einsetzbare Lösungen und eine ganzheitliche Optimierung. Elektronische Rechnungsprozesse nur unter dem Blickwinkel der Signatur zu betrachten, greift meines Erachtens viel zu kurz. Zunächst einmal ist es wichtig, dass alle unternehmensinternen Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesse vollständig automatisiert sind.

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