CIO.de: Wie könnten die geforderten innerbetrieblichen Kontrollverfahren aussehen, die laut der Neuregelung die Echtheit und Unversehrtheit nachprüfbar gewährleisten?

Schlotmann: Ein Abgleich mit der Bestellung und/oder dem Wareneingang reicht hier absolut aus. Wenn klar ist, dass das Gut oder der Service von einem bestimmten Lieferanten zu dem auf der Rechnung angegebenen Preis bestellt wurde, ist der Prozess in meinen Augen ausreichend verifiziert und authentifiziert. Häufig sind ja im Unternehmen bereits individuell zugeschnittene E-Procurement-Lösungen im Einsatz.

Auf der Basis eines solchen Systems ist es leicht möglich, eine elektronische Rechnungslogistikplattform mit der Lösung zu verbinden und diese um das elektronische Mapping der Einkaufs- und Rechnungsdaten zu ergänzen. Durch die Verknüpfung der Plattform mit dem Beschaffungssystem erfolgt dann automatisch der Abgleich der entsprechenden Rechnungspositionen mit der Bestellung und dem tatsächlichem Wareneingang. Bei Übereinstimmung der Daten erfolgt auf Wunsch eine direkte Zahlungsanweisung. Auch weitere Syntax- und Plausibilitätsprüfungen der Daten sind möglich.

Eine Notwendigkeit für E-Post oder De-Mail besteht nicht

CIO.de: Werden durch die neuen Regelungen die De-Mail und der E-Postbrief ein Stück weit überflüssig?

Schlotmann: Die Notwendigkeit auf den E-Postbrief oder die De-Mail für den Rechnungsverkehr zurückzugreifen, besteht nicht. Wenn der Preis allerdings stimmt, werden beide Systeme meines Erachtens im Sinne einer erhöhten Sicherheit verwendet werden – sicher aber nicht zum Preis von 55 Cent. Die De-Mail oder der E-Postbrief stehen aber im Gegensatz zu anderen Lösungen, wie sie etwa in Finnland, Dänemark oder der Schweiz auf dem Markt sind, noch ganz am Anfang einer Lernkurve.

Sie werden sich wohl nur dann halten können, wenn die Anbieter eine offene Plattform schaffen, die weitere angeschlossene Services, wie etwa die Verknüpfung mit Onlinebanking oder der Archivierung, zulässt. Bietet man den Endkunden einen elektronischen Briefkasten an, ist ein entsprechendes Archivierungstool idealerweise ein integraler Bestandteil. Gibt es dieses nicht, dann werden die Dokumente im Zweifel doch wieder auf Papier gedruckt - und es ist nichts gewonnen.

CIO.de: Warum war das alles denn vorher anders geregelt?

Schlotmann: Was wir in Deutschland mit dem Signaturgesetz hatten, das gab es so in keinem anderen Land. Was die Adaption von neuen Technologien betrifft, gehen wir in Deutschland ja häufig einen etwas anderen Weg. Wir überlegen es uns immer ganz genau, auch aus Angst vor Kontrollverlust. So haben wir uns schlussendlich das Signaturgesetz geleistet und Innovationen verzögert.