Was zu vermeiden wäre

Die größten Fehler beim Projektmanagement

04. September 2013
Von Alexander Galdy
Nur ein Drittel aller IT-Vorhaben in mittelständischen Unternehmen ist erfolgreich. Kein Wunder, wenn Risiken nicht analysiert oder das falsche Personal eingesetzt wird.
Wer Fehler beim Projektmanagement begeht, produziert eher für den Papierkorb, als Erfolg zu haben.
Wer Fehler beim Projektmanagement begeht, produziert eher für den Papierkorb, als Erfolg zu haben.
Foto: Christian Toepfer

Fehler beim Projektmanagement können fatal sein. Das Vorhaben verzögert sich oder kostet deutlich mehr. Im schlimmsten Fall scheitert es ganz. Wir haben die 14 häufigsten Fehler aufgelistet.

Falsches Personal

Der Fehler: Nicht die richtigen Leute für ein Projekt zu haben, kann das ganze Vorhaben sterben lassen. "Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Personal mit den passenden Fähigkeiten zu haben", sagt Joel Koppelman, CEO der Software-Firma Primavera. Alle Planungen sind nichts wert, wenn die notwendigen Talente fehlen.

Die Lösung: IT- und Projektmanagement müssen einen kompletten Überblick über die Fähigkeiten und Belastungsgrenzen des Personals haben. Das bezieht sich auch auf Berater, Anbieter und Outsourcing-Partner. Entscheidend ist, die Ressourcen bei den unzähligen Projekten und der täglichen Arbeit richtig einzusetzen.

Es gibt verschiedene organisatorische Modelle. "Ich habe aber noch nie eins erlebt, dass wirklich gut funktioniert hat", berichtet Richard Scannell von der IT-Beratung Glass House Technologies.

Es bleibt deshalb nichts anderes übrig, als zu versuchen, Personal und Projekt so gut wie möglich aufeinander abzustimmen. Für jedes Vorhaben muss eine Mannschaft zusammengestellt werden, die diesem entspricht.

Wenn bei einem Projekt gar nichts mehr vorangeht, können Mitarbeiter von einem weniger kritischen Projekt abgezogen und in das Team eingewechselt werden. Oder Mitarbeiter steigen für ein Jahr oder einige Wochen aus ihrem normalen Job aus und kümmern sich um das Vorhaben, das zu scheitern droht.

Keine erfahrenen Projektmanager

Der Fehler: Projekte können schnell außer Kontrolle geraten, wenn ein erfahrener Projektmanager am Steuer fehlt.

Die Lösung: Es muss ein Projektmanager her, der über die richtigen Zertifizierungen und die Finesse verfügt, die einzelnen Akteure zu steuern. Gute Projektmanager verstehen es, Meetings in die gewünschte Richtung zu lenken, Risiken zu managen und mit einer Vielzahl von unterschiedlichsten Mitarbeitern umzugehen: Business-Leute, die funktional denken, IT-ler, die sich Gedanken über die Sicherheit machen, und die Mitarbeiter aus der Buchhaltung, die sich Sorgen um das Budget machen.

"Wenn ein Projektmanager die Finanzabteilung nicht dazu anhält, das Budget von Woche zu Woche zu planen und die Kunden über Veränderungen zu informieren, kann er sehr schnell Ärger bekommen", sagt Matthew Strazza von CA. Gute Projektleiter brauchen seiner Meinung nach aber auch eine Ahnung in technischen Dingen, egal um welche Technologie es sich gerade handelt.

Keine Methode

Der Fehler: Keine Methode mit Standards zu haben erhöht das Risiko, dass das Projekt durch das Raster fällt. Es kann vorkommen, dass es dann komplett überarbeitet werden muss. Im schlimmsten Fall wird es nicht rechtzeitig fertig oder sprengt das Budget.

Die Lösung: Eine Methodik hilft, Projekte effizienter zu gestalten und informiert über alle Aktivitäten, die bei der Ausführung dazu gehören. "Einen Grundstock an Standards zu haben hilft, sich vor Risiken zu schützen, die bei IT-Projekten gang und gäbe sind", meint Ken Cheney von HP.

Zu viele Prozesse

Der Fehler: Zu viele Prozesse auf einmal machen das Projektteam unflexibel. Was dabei herauskommt ist Frust bei den Beteiligten.

Fumi Kondo vom Beraterhaus Intellilink Solutions beobachtete einmal folgende Situation: Ein Softwareentwickler teilte einem Projektmanager mit, dass er einer Applikation Extra-Features hinzufügen könnte, und das ohne mehr Aufwand. Der Projektleiter sprach sich mit der Begründung dagegen aus, dass die User nicht danach gefragt hätten.

"Meine Antwort wäre gewesen: Geh zu den Anwender und schau, ob diese Features sinnvoll sind", sagt Kondo. "Ich sehe nichts Falsches darin, mehr abzuliefern, wenn es keinen Einfluss auf das Budget oder die Zeit hat."

Die Lösung: Flexibel sein und mit Auftraggebern und Projektbeteiligten kommunizieren.