Support ist Sache der IT

Dokumenten-Management ohne Strategie

29. April 2005
Für den Erfolg eines Unternehmens spielt Dokumenten-Management eine entscheidende Rolle. Doch eine entsprechende Strategie fehlt weitgehend. So ist die Anschaffung von Dokumenten-Output-Geräten häufig Chefsache, für den Service ist jedoch die IT zuständig. Das ist das Ergebnis einer europaweiten Studie von Xerox.

Ohne entsprechende Verwaltung, Zugriffsmöglichkeiten, Archivierung oder Entsorgung von Dokumenten sei der Erfolg ihres Unternehmens gefährdet, glauben zwei Drittel der Befragten. Doch ein Drittel verfügt über keine Strategie für das Dokumenten-Management.

Die Entwicklung einer Dokumenten-Management-Strategie ist in 40 Prozent der Firmen Sache der IT. (Quelle: Xerox)
Die Entwicklung einer Dokumenten-Management-Strategie ist in 40 Prozent der Firmen Sache der IT. (Quelle: Xerox)

Gibt es jedoch entsprechende Planungen, so ist in 40 Prozent der Fälle die IT zuständig, bei knapp der Hälfte der Firmen sind strategische Überlegungen ebenso Chefsache wie die Entscheidung über Anschaffungen.

Das zeigt sich auch in Bezug auf die Kosten. Nur 27 Prozent haben einen vollständigen Überblick, wie teuer ihre Drucker, Faxe, Scanner, Kopierer oder Multifunktionsgeräte in der Anschaffung und im Support sind. Bei knapp einem Zehntel (in Deutschland sieben Prozent) der Studienteilnehmer sind die Kosten gar völlig außer Kontrolle geraten.

Ungeliebte Aufgabe

Bei der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen (89 Prozent) werden die IT und der Dokumenten-Output von derselben Abteilung betreut. Bei 84 Prozent übernimmt die IT die Wartung und bei zwei Dritteln den Support der Geräte. Diese Aufgabe übernimmt die IT allerdings oft nicht besonders gerne.