Dokumenten-Management

Drucker-Management im Unternehmen

15. Januar 2009
Von Gerald Strömer und
Uli Ries ist freier Journalist in München.
Vermeintlich langweilig, aber für Unternehmen jeder Größe sowie Behörden unausweichlich: das Thema Dokumenten-Management. Dank moderner Hardware und effizienter Datenhaltung ist heute vieles machbar, was Administratoren vor 15 Jahren noch graue Haare beschert hätte. Gleichzeitig bringen moderne Drucker aber auch neue Sicherheitsprobleme ins Unternehmen.
Papier war gestern: Ein DMS verfrachtet Papierdokumente schnell in durchsuchbare Datenbanken und macht so Schluss mit unauffindbaren oder gar verlorenen Originaldokumenten.
Papier war gestern: Ein DMS verfrachtet Papierdokumente schnell in durchsuchbare Datenbanken und macht so Schluss mit unauffindbaren oder gar verlorenen Originaldokumenten.

Die dem Thema "Drucken" gewidmeten Lösungsansätze und Prioritäten variieren stark, da beide Punkte in Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens und der Branche stehen. So kann ein kleines Personenunternehmen aus der Medienbranche schneller zwingenden Bedarf für eine effiziente Druckstrategie haben, als ein großes Unternehmen aus der Stahlbranche. Lösungen und Konzepte müssen also immer die jeweiligen individuellen Rahmenbedingungen beachten und können in globaler Formulierung nur einen grob richtungsweisenden Charakter haben.

Effizientes Drucken durch Dokumenten-Management

Die immer stärker zunehmende Vernetzung in Unternehmen war Ausgangspunkt für die Entwicklung einen neuen Konzepts, das den Druck im Unternehmen revolutioniert: das Dokumenten-Management. Es spart Kosten und steigert die Effizienz der Mitarbeiter. Viele professionelle, moderne Endgeräte bieten integrierte Funktionen, die einem Dokumenten-Management-System direkt zuarbeiten oder es sogar voraussetzen. Dieses Konzept hat den jahrelang gewohnten Umgang mit Dokumenten völlig verändert: Vor nicht all zu langer Zeit hatte noch jeder Mitarbeiter im schlimmsten Fall komplette Aktenordner voller Ausdrucke, Kopien und Originale zu aktuellen Vorgängen auf seinem Schreibtisch stehen. Durch die flächendeckende Implementierung cleverer Techniken wie dem Dokumenten-Management konnte nun ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro gemacht werden.

Natürlich sind die Aktenschränke nicht aus den Büros verschwunden, aber ihre Präsenz schwindet. Papierdokumente werden mehr und mehr durch digitale Originale ersetzt oder zumindest in digitaler Form für die tägliche Arbeit repliziert und genutzt. Das hat mehrere Vorteile, zu denen unter anderem geringere laufende Kosten durch den deutlich verringerten Ausdruck von Handdokumenten, bessere und zentralisierte Verfügbarkeit wichtiger Dokumente, erleichtertes Kopieren und Verteilen von Dokumenten und gesteigerte Sicherheit der Dokumente durch effiziente Backup-Strategien gehören.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass eine niedrigere Zahl von Ausdrucken oder Kopien von Originalen logischerweise mit einem niedrigeren Druckmittelverbrauch einhergeht. Das spart nicht nur Papier-, Tinten- und Toner-Kosten, sondern verringert auch den Wartungs- und Administrationsaufwand. Natürlich wird trotz allem auch in Zukunft gedruckt werden - aber das Ganze gestaltet sich mit einem funktionierenden Dokumenten-Management intelligenter und damit effizienter.

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