Cloud Computing


Herausforderung Integration

E-Mail-Archivierung in der Cloud hakt noch

24. April 2015
Annette Stadler absolvierte ein Studium der Feinwerktechnik und war als Redakteurin und leitende Redakteurin bei den Fachzeitschriften „Markt & Technik“ und „InformationWeek“ tätig. Anschließend ging sie als IT-Analystin zu den europäischen Venture-Capital-Unternehmen „Technologieholding“ und „3i“. Heute lebt sie in Vaterstetten und arbeitet als selbständige Autorin und Information Content Provider (www.icp-stadler.de) in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Business- und Sicherheits-IT, Elektronik und Venture Capital.
Stolpersteine für E-Mail-Archivierung in der Cloud liegen darin, mit Bezug auf Geschäftsprozesse zu archivieren und vollständige Compliance-Sicherheit zu erlangen. Außerdem mangelt es an Vertrauen in die Cloud.

E-Mails werden über das Internet - quasi durch die Cloud - vom Sender an den Empfänger geschickt. Da Unternehmen immer mehr IT-Anwendungen in die CloudCloud auslagern, müsste die E-Mail gar nicht mehr zum Empfänger im Unternehmen durchgestellt werden, sondern kann in der Cloud bleiben und der Empfänger greift darauf zu - ähnlich wie häufig bei der privaten E-Mail-Nutzung. Alles zu Cloud Computing auf CIO.de

Doch so einfach funktioniert E-Mail-Archivierung in der Cloud für Unternehmen in der Praxis nicht. In den meisten Fällen landen die E-Mails auf den E-Mail-Servern in den Unternehmen und werden dann zur Archivierung zurück in die Cloud transferiert. Der Wunschtraum, über E-Mail-Archivierung in der Cloud eine Entlastung des E-Mail-Systems zu erreichen, ist nicht so leicht realisierbar.

Zahlreiche Compliance-Vorgaben für E-Mails

Da die E-Mail die am häufigsten genutzte Kommunikationsform für den Austausch von geschäftsrelevanten Dokumenten ist, muss sie wie andere Schriftstücke auch, ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Beziehen sich E-Mails auf Geschäftsprozesse, sind sie als Handelsbriefe zu sehen und unterliegen Aufbewahrungs- und Löschfristen wie sie unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) vorschreiben.

"Gehen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung generell an, sind sie häufig überrascht, dass hinter dem Begriff mit Journalarchivierung, regelbasierter Archivierung und qualifizierter Ablage drei sehr unterschiedliche Anwendungsszenarien stehen", beobachtet Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungshauses Zöller & Partner.