Nur ein Drittel der Firmen schöpft Möglichkeiten aus

E-Mail-Management wird kaum genutzt

21. Oktober 2009
Werner Kurzlechner lebt als freier Journalist in Berlin und stellt regelmäßig Rechtsurteile vor, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Als Wirtschaftshistoriker ist er auch für Fachmagazine und Tageszeitungen jenseits der IT-Welt tätig.
E-Mail-Management bleibt in deutschen Unternehmen ein Stiefkind. Diesen vor mehr als einem Jahr von BearingPoint diagnostizierten Befund bestätigt eine aktuelle Umfrage. Dabei kann eine schludrige Archivierung der elektronischen Post richtig Geld kosten - von brach liegendem Optimierungspotenzial ganz zu schweigen.

Das E-Mail-Management in deutschen Unternehmen lässt immer noch zu wünschen übrig. Lediglich 35 Prozent der Firmen setzen dafür überhaupt ein System ein, wie eine aktuelle Umfrage der Unternehmensberatung Pentadoc und des Business Application Research Centers (BARC) ergab. Wer über ein System verfügt, beschränkt sich in aller Regel auf die Archivierung der elektronischen Post. Laut Umfrage nutzen 70 Prozent diese Möglichkeit, aber nur ein Drittel schöpft die Möglichkeiten zu Verbesserung der Geschäftsprozesse aus.

Das erscheint als teure Nachlässigkeit, denn E-Mail-Fragen sind eindeutig Geldfragen. Dass das mittlerweile vom Gros der Mitarbeiter bevorzugte Kommunikationsmedium in der Kalkulation keineswegs eine vernachlässigbare Größe ist, dürfte CFOs längst klar sein. Da gibt es vorneweg den Compliance-Faktor. Regulatorische Verpflichtungen wie etwa die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU), die "Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme" (GoBS) oder Basel II zwingen die Unternehmen zur systematischen Archivierung von E-Mails. Fehlende Nachweise können zum Ärger mit Behörden führen. Aber auch fehlerhafte Nutzung durch Mitarbeiter kann in Prozesse münden und letztlich ins Geld gehen.

Kostenfaktor Zeitverschwendung

Auch die von Mitarbeitern mit E-Mails verschwendete Zeit ist ein veritabler Kostenfaktor. Vor einem Jahr ermittelte die US-amerikanische Beratungsfirma Basex das Ausmaß der Unproduktivität, das permanent eintrudelnde und oft unwichtige Informationen via E-Mail, Telefon oder Instant Messaging im Arbeitsalltag von Wissensarbeitern verursachen. Die jährlichen Kosten durch solche Arbeitsunterbrechungen bezifferte Basex allein für die USA auf insgesamt 900 Milliarden US-Dollar. Abhilfe versprechen hier E-Mail-Response-Management-Systeme, die die Anwender bei der Auswertung und Beantwortung von E-Mails unterstützen - neben der Archivierung der zweite große Baustein von E-Mail-Management-Systemen.