Analysten-Kolumne

ECM: Der Reifegrad entscheidet über den Erfolg

25. Mai 2007
Von André Vogt
Die Informationslogistik zur Unterstützung der Geschäftsprozesse wird zunehmend komplexer und immer häufiger von Unternehmen, gleich welcher Branche, als problematisch wahrgenommen. Zur Erreichung der Geschäftsziele und Absicherung der Kundenbindung ist eine schnelle und umfassende Bereitstellung von Informationen ein erfolgskritischer Faktor. Sie ermöglicht die Wahrung von Qualitätsstandards und eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Informationen bei gleichzeitiger Minimierung monetärer Risiken.
André Vogt, Steria Mummert Consulting: "Die Strategiedefinition ist ein Muss für die erfolgreiche Nutzung von ECM-Technologie."
André Vogt, Steria Mummert Consulting: "Die Strategiedefinition ist ein Muss für die erfolgreiche Nutzung von ECM-Technologie."

Viele Unternehmen haben bereits in dieses Thema investiert, ohne den erzielbaren Nutzen in Gänze gehoben zu haben. Die Bewertung des Reifegrades einer Enterprise Content Management Lösung (ECMECM) und die daraus abzuleitende ECM-Strategie bietet monetär messbares Potenzial für die Optimierung der eigentlichen Kernprozesse einer Organisation. Alles zu ECM auf CIO.de

Aus diesem Grund steht das Thema Enterprise Content Management wieder auf den Agenden der Unternehmen, obwohl dieses Thema gerne als unterstützende Technologie verstanden wird und oftmals lediglich als Etablierung einer Standard-Software-Plattform umgesetzt wurde. Die anhaltende KonsolidierungKonsolidierung der Anbieter am Markt durch Übernahmen wie etwa von FileNet durch IBMIBM, aber auch die teilweise unbestimmte Investitionssicherheit der Plattformen einiger Hersteller sorgen für das Hinterfragen der etablierten aktuellen Produktstrategie im ECM-Umfeld in Unternehmen und Organisationen. Zusätzlich werden die vorhanden Insellösungen hinsichtlich ihrer Betriebskosten beleuchtet, wo neben den nahe liegenden Hard- und Software-Betriebskosten ein nicht unerheblicher Anteil auf der Personalseite identifiziert wird. Eine geeignete ECM-Strategie tut also Not. Alles zu IBM auf CIO.de Alles zu Konsolidierung auf CIO.de

Was sollte Bestandteil einer solchen ECM-Strategie sein und was ist ein geeigneter Weg für die Implementierung? Der Ansatz lediglich eine Produktauswahl zu treffen, einen Architekturabgleich durchzuführen und dabei weder eine Analyse des Informationsbestandes, des aktuellen Einsatzbereiches einer fachlich funktionalen Lösung noch die Harmonisierung mit der Geschäfts- und IT-Strategie des Hauses durchzuführen, wird zwangsläufig dazu führen, dass der Nutzen dieser Lösung nicht ausgeschöpft wird. Das "Einschlafen" der Projekt- und Entwicklungsaktivitäten ist oft die Folge. Aus diesem Grund haben viele ECM-Lösungen ein negatives Image, was allerdings meist auf eine falsche Einführungsstrategie denn auf Unzulänglichkeiten der Technologie selbst zurückzuführen ist. ECM stellt zwar ein mittlerweile hoch entwickeltes und komplexes technologisches Framework bereit, das aber nur im Zusammenhang mit den Prozessen und der zugrunde liegenden Fachlichkeit den erwarteten Mehrwert schaffen kann.

Im Rahmen der Strategiedefinition sind insbesondere die möglichen Einsatzbereiche innerhalb der Organisation zu identifizieren und lokale Einsparungspotenziale zu quantifizieren. Hierbei wird eine ausschließliche Betrachtung des Content - in Relation zu den Investitionskosten - keinen relevanten Nutzen darstellen können. Dies wird erst möglich, wenn eine prozessuale Betrachtung, also ein ganzheitlicher Ansatz, "gefahren" wird.