Passende Strategie ist für Erfolg maßgeblich

ECM rückt zunehmend in den Fokus

20. August 2004
Von Detlef Scholz
Unternehmen in Deutschland investieren im Durchschnitt zwölf Prozent ihres IT-Budgets in Enterprise Content Management. Fast zwei Drittel der Betriebe planen diese Investitionen in den kommenden Jahren noch zu steigern. Das zeigt eine von den Softwarefirmen Ixos, Open Text und der Uni Kiel in Auftrag gegebene Studie auf.

Über 80 Prozent der befragten Manager wollen in Zukunft das Thema Enterprise Content Management (ECMECM) genauso stark ins Visier nehmen wie zuvor das Enterprise Ressource Management (ERPERP). Alles zu ECM auf CIO.de Alles zu ERP auf CIO.de

Wichtigste Voraussetzung für den ECM-Projekterfolg ist eine geschickte Einführungsstrategie. Die unternehmensweite Verwaltung von Inhalten wird laut der Studie auch vom obersten Management unterstützt. Allerdings verfügt erst knapp jedes dritte Unternehmen über eine passende Strategie. Bei der Hälfte von ihnen ist sie zwar ausgearbeitet, aber noch nicht offiziell kommuniziert. Jedes vierte Unternehmen feilt derzeit an einer umfassenden ECM-Strategie.

Die Firmen haben ihre Möglichkeiten bei ECM noch nicht ausgeschöpft.
Die Firmen haben ihre Möglichkeiten bei ECM noch nicht ausgeschöpft.

Im ersten Schritt definieren alle Projektbeteiligten, welche Unternehmensinformationen zur Wertschöpfung beitragen. Dann werden die einzelnen Lebenszyklen des Contents analysiert und beschrieben. Als Ergebnis liegt dann für jeden Wertschöpfungsprozess eine kategorisierte Auflistung aller wichtigen Content-Träger vor. Auf dieser Basis werden schließlich effiziente Vorschläge zur Optimierung gemacht.

Für die meisten Mitarbeiter sind unstrukturierte Informationen wie E-Mails, Office- und PDF-Dokumente sowie HTML-Seiten von enormer Bedeutung. Dagegen werden strukturierte Daten aus ERP- und CRM-Systemen vorwiegend von einzelnen Spezialisten genutzt. Um die unstrukturierten Daten zu ordnen, teilt man sie in Kategorien wie "Produktbeschreibung", "Angebot" oder "Protokoll" ein und ergänzt diese mit einem Lebenszyklus.

Mit Suchwerkzeugen Zeit sparen

40 Prozent der Befragten gaben an, Dokumente oft doppelt zu erstellen. In der Praxis legen Mitarbeiter häufig Schriftstücke neu an. Doch könnten sie viel Zeit gewinnen, indem sie ein vorhandenes Dokument einfach anpassen. Die Lösung liege in konsequent geführten Ablagesystemen und personalisierten Suchmaschinen, so die Studienherausgeber.