Analysten-Kolumne

ECM-Systeme vernünftig einsetzen

25. Juni 2007
Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.
Software für Dokumenten-Management (im moderneren ECM (Enterprise Content Management)) hat einen hohen Reifegrad. Daher sind auch die Anforderungen der Anwender an die Systeme gestiegen. Vor Auswahl- oder Erweiterungsprojekten stellt sich daher immer wieder die Frage, ob man ein System finden kann, welches alle funktionalen, technischen und prozessorientierten Aufgabenstellungen direkt erfüllen kann.
"Kein Unternehmen kann es sich leisten, die Möglichkeiten des ECM ungenutzt zu lassen," sagt BARC-Analyst Martin Böhn.
"Kein Unternehmen kann es sich leisten, die Möglichkeiten des ECM ungenutzt zu lassen," sagt BARC-Analyst Martin Böhn.

Die Fragen nach der Zufriedenheit darf nicht auf der Grundlage von neuen Technologien, einzelnen Anwendungsgebieten oder Schlagworten des Marketing diskutiert werden, entscheidend sind die beiden wesentlichen Aspekte für den Anwender: Wie kann er mit dem System arbeiten und auf die darin enthaltenen Inhalte zugreifen und wie wird er anschließend in seinen Aufgabenstellungen unterstützt?

Vorhandene Funktion heißt nicht gleich verwendete Funktion

Hinsichtlich des Zugriffs haben sich mittlerweile fünf Hauptkategorien gebildet: (1) klassische Fat Clients, welche als eigenständige Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechner installiert werden müssen, (2) Web Clients, welche im Browser eingebettet sind, (3) Portallösungen sowie tiefe Integrationen in (4) Fachanwendungen oder allgemein in den (5) Windows Explorer. Fat Clients bieten zumeist den höchsten Funktionsumfang, sind aber mit großem Schulungs- und Wartungsaufwand verbunden.

Um dem entgegenzuwirken, wurden Alternativen entwickelt, welche dem Anwender eine intuitive Nutzung des ECM-Systems ermöglichen. Teilweise merkt der Nutzer keinen Unterschied zu seiner bisherigen Arbeit mit dem File-System, insbesondere bei den letzten drei Client-Formen.

Verwendung der Dokumente aus dem Prozess heraus.
Verwendung der Dokumente aus dem Prozess heraus.

Die Suche nach dem richtigen Client für die verschiedenen Anwendergruppen wird immer vor dem Hintergrund der Effizienz, Effektivität und insbesondere der Nutzerakzeptanz durchgeführt. Anwender mit durchschnittlichen Anforderungen möchten keine zusätzliche Applikation erlernen müssen und fordern deshalb eine Arbeit in der gewohnten Arbeitsumgebung. Zudem soll eine Überfrachtung mit nicht benötigten Informationen und Funktionen vermieden werden, da sonst die Nutzung des gesamten Systems gefährdet ist. Andererseits stellen die so genannten Power User mit vielen, oft komplexen dokumentenbezogenen Aufgaben hohe Ansprüche an das System und die Bündelung der Funktionen.

Dies verdeutlicht, dass es in einem Unternehmen zu Zielkonflikten kommen kann, da verschiedene Nutzergruppen unterschiedliche Präferenzen haben. In den Projekten wird mittlerweile dazu übergegangen, für verschiedene Anwenderkreise jeweils eigene Interaktionsmöglichkeiten anzubieten, was die Komplexität aufgrund mehrerer Schulungs- und Administrationsvarianten erhöht, aber dennoch gefordert wird. Dies haben nach einigen Anlaufschwierigkeiten auch die Anbieter erkannt. Während in den vergangenen Jahren noch versucht wurde, den Kunden von der eigenen Philosophie des Dokumenten-Managements zu überzeugen und den damit verbundenen Zugriffsweg zu implementieren, werden nun die bisher fehlenden Interaktionsformen in das Produktportfolio aufgenommen.