Statt Papierrechnungen - W@POR

Effizientere Rechnungsprüfung ermöglichen

08. Dezember 2011
Johannes Klostermeier ist ein freier Journalist aus Berlin. Zu seinen Spezialgebieten zählen unter anderem die Bereiche Public IT, Telekommunikation und Social Media. Auf cio.de schreibt er über CIO Auf- und Aussteiger.
Die BwFuhrparkService GmbH hat für ihre Fahrzeugvermietung ein neues, webbasiertes Abrechnungsportal etabliert. Unsere Schwesterpublikation CIO.de sprach mit Projektleiter Dennis Kaps.

CIO.de: Wie ist der Stand der Dinge?

Projektleiter Dennis Kaps: Wir sind jetzt mit der ersten Stufe unseres webbasierten Abrechnungsportals live gegangen. Ich habe das Projekt zwischen dem Fachbereich Finanzen in der BwFuhrparkService GmbH und der Bundeswehr koordiniert und war dafür zuständig, das Verfahren IT-seitig abzubilden. Wir haben Mitte 2010 angefangen, und die Realisierung hat rund ein Jahr gedauert.

CIO.de: Das war Neuland für die Bundeswehr, was galt vorher?

Kaps: Wir hatten vorher rund 400.000 Rechnungen im Jahr, die wir an unseren Kunden im Original verschickt haben. Der Kunde hat sie dann auf Papier geprüft. Das Besondere an dem Verfahren bei der Bundeswehr ist, dass zum Prüfen der Rechnungen noch weitere, sogenannte rechnungsbegründende Unterlagen, gehören. Das sind noch einmal rund zwei Millionen im Jahr.

Dennis Kaps, Senior Projektmanager SAP Financials und Projektleiter W@por bei der BwFuhrparkService GmbH.
Dennis Kaps, Senior Projektmanager SAP Financials und Projektleiter W@por bei der BwFuhrparkService GmbH.
Foto: Kaps

Unser Hauptgeschäft ist die Vermietung von Fahrzeugen, dazu gehört die Bereitstellung des Fahrzeugs, bei uns Abruf genannt, ein Übergabe- und Rückgabeprotokoll, Schadensberichte und andere Dokumente. Die Dokumente gingen bisher immer über verschiedene Wege vom Nutzer des Fahrzeugs zu dem jeweils zuständigen Bundeswehr-Dienstleistungszentrum.

CIO.de: Sie sind die Mietwagenfirma der Bundeswehr?

Kaps: Wir sind der „Mobilitätsdienstleister" der Bundeswehr. Unser Auftrag ist die wirtschaftlich effektive Bereitstellung von Fahrzeugen, Fahrleistungen und dem dazugehörigen Service. Dies erfordert ein Höchstmaß an Effizienz, Zuverlässigkeit und Flexibilität. Wir haben unsere Standorte in den Bundeswehrkasernen auf 24 Mobilitätscenter und 200 kleinere Servicestationen aufgeteilt, bei denen die Bundeswehr ihren Bedarf an Fahrzeugen decken kann und beschäftigen rund 400 Mitarbeiter.

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