Scan- und Pattern-Recognition-Software wird zukünftig nicht nur die papierbasierten Rechnungen digital speichern, sondern automatisch die entsprechenden Daten wie Rechnungsnummer und Datum bis hin zur Mehrwertsteuer in die Finanzbuchhaltung übertragen. Ein solches Hintergrundsystem vereinfacht die Arbeit schon mal ungemein, reicht dem CIO aber nicht: "Wir wollen alle manuellen Schnittstellen so weit wie möglich vermeiden."

Kunden informieren sich im Portal

Im Luftfahrtbereich ist K+N seinem Ziel mit "KN FreightNet" schon sehr nahe gekommen. Kunden müssen keine Faxe, E-Mails oder Sprachnachrichten mehr verschicken, sondern können über das Portal verbindliche Angebote abrufen, buchen und den Verbleib ihrer Ware eigenständig überprüfen. "Wir können nur besser werden, wenn wir die Prozesse weiter standardisieren und automatisieren", sagt der CIO.

Die Kernidee von "KN FreightNet" ist einfach: Der Kunde bekommt eine transparente Übersicht zu drei Luftfrachtprodukten, die sich nach Transportzeit unterscheiden. Je länger die Fracht unterwegs ist, desto günstiger wird die Sendung. "Wenn die Ware schon morgen in New York sein muss, dann kostet es halt den höchsten Preis", erklärt Thomas Grunau, der mit seinem Team die Software programmiert hat.

Vorteil: Einfachheit

Der Kunde kann selbst entscheiden, ob er das Wochenende durcharbeitet, um seine Lieferung früher auf den Weg zu bringen - oder ob er die höheren Transportkosten in Kauf nimmt. "Das konnte er im Prinzip natürlich immer schon entscheiden", sagt Grunau: "Nur früher musste er mit dem Kundenberater telefonieren, um die Preise zu erfragen. Und wenn er dann noch so Dinge wie Verzollung oder Versicherung bei der Kalkulation berücksichtigen muss, wird es langsam komplex.

"KN FreightNet vereinfacht die Preisberechnung. Zunächst gibt der Kunde eine Postleitzahl für die Abhol- und Lieferadresse ein. Dabei kann er mit dem Setzen entsprechender Häkchen auswählen, ob die Optionen "Pick-up required" oder "Delivery to consignee requested" erforderlich sind. Anschließend folgen Angaben zur Ware. Aus "Volume" und "Weight" errechnet KN FreightNet das "Chargeable Weight" basierend auf den IATA-Standards. Abschließend braucht KN FreightNet noch Angaben zu Lieferdatum und ein paar Zahlungsmodalitäten - alles so ähnlich wie bei Expedia.

Das System schlägt nun drei Liefertarife vor: Bei "KN Extend" handelt es sich um den Basistarif, mit "KN Expert" kommt die Sendung schon schneller an, und bei "KN Express" fliegt die Ware so schnell wie möglich ans Ziel. Das Frontend KN FreightNet simplifiziert ein paar Dinge, die ein Mitarbeiter vorher bearbeitet und im Hintergrundsystem SALog eingegeben hat: Stammkunden erhalten natürlich bessere Lieferkonditionen als Unternehmen, die nur gelegentlich Waren auf diesem Wege verschicken.

K+N bietet das neue System zunächst einmal nur Bestandskunden an. Anders ist es auch nicht zu erklären, dass FreightNet an einigen Stellen dann doch ganz anders funktioniert als Expedia. Während beim Reiseportal der Preis nach oben klettert, wenn der Reisende das gleiche Angebot ein zweites Mal aufruft, gewährt K+N seinen Bestandskunden einen ganz besonderen Service: "Save this quotation and it will be valid for 14 days!

"Wie lange K+N diese Preisgarantie im echten Leben durchhalten kann, sei dahingestellt. Kolbe mag noch nicht darüber reden, wie viele Kunden FreightNet tatsächlich nutzen. Nur so viel: "Mittelständische Kunden springen als erste an. Und Konzerne können ihre Rahmenverträge viel leichter durchsetzen, wenn sie ihren Mitarbeitern die Nutzung des Systems vorschreiben."