Im Verhältnis zum Umsatz sind die IT-Kosten von mittelständischen Unternehmen deutlich höher als bei Großunternehmen. Dies besagt eine Studie der Management-Beratung Detecon International. Demnach warten viele Mittelständler immer noch ab und packen wichtige Infrastruktur- und Konsolidierungsmaßnahmen nicht an.

Hierdurch steigen nicht nur die Administrationskosten, es drohen auch weitere Gefahren: "Die Alarmzeichen leuchten rot, wenn eine IT-Abteilung wie die Feuerwehr nur noch Pannen und Sicherheitslücken hinterherrennt", so Robert Spittler, Consultant beim IT-Dienstleister und Konsolidierungsspezialisten becom.

Der Aufwand sinkt

Zeit für strategische Aufgaben findet die IT kaum noch - am allerwenigsten in Firmen, die im Gefolge von Fusionen oder Produktionsverlagerungen mehrere ERP-, Abrechnungs-, Prozesssteuerungs- oder Kommunikationssysteme auf einen Schlag zusammenziehen. In vielen Fällen existieren die verschiedenen Systeme erst einmal nebeneinander weiter und verlangen nach Pflege. Analysten wie Gartner veranschlagen die Kosten der Neuanschaffung einer Anwendung mit etwa 20 Prozent. Dagegen verschlinge der laufende Betrieb mit Aufgaben wie zum Beispiel Releases-Aufspielen, Fehlerbehebungen und Sicherheitsvorkehrungen die restlichen 80 Prozent.

Besonders die Sicherheit macht den Systemen zu schaffen: "Viele Unternehmen verfolgen bei Compliance-Anforderungen wie GDPdU und Basel II, die unter anderem die Zugriffssicherheit und Verfügbarkeit von Systemen regeln, eine Vogel-Strauß-Taktik. So sichern viele zwar ihre Daten, testen aus Zeitgründen aber nie die Wiederherstellung der Datenträger", weiß Spittler aus Erfahrung. Der Schlüssel zur Lösung des Problems liegt in der Erkenntnis, dass übersichtliche Systemlandschaften wesentlich leichter revisionssicher zu gestalten sind als komplexe. Bei einem zentralisierten Speichersystem kann ein Unternehmen alle seine Maßnahmen darauf konzentrieren. "Bei 50 verschiedenen Speichersystemen müssen Sie dagegen auch 50 Mal überprüfen, ob das jeweilige Verfahren noch taugt", mahnt Spittler.

Den geringeren Aufwand bestätigt Thomas Feldmann, IT-Chef von apetito, Marktführer für Tiefkühlmenüs: "Seitdem wir ein zentrales Storage Attached Network (SAN) für alle sieben SAP-Systeme und unsere Back-Office-Anwendungen angelegt haben, sind unsere Betriebskosten um fast 30 Prozent gesunken. Das Konsolidierungsprojekt hat sich schon nach anderthalb Jahren amortisiert."

Homogene Landschaften

Guido Müller, Leiter IT-Operations beim Energie- und Heizkostenabrechner ista, stößt ins gleiche Horn: "Unsere Kernapplikationen SAP und das eigen-entwickelte Billing-System für unsere Kunden laufen gemeinsam in einem SAN. Auch im Serverbereich konnten wir SAP-Applikationen für 14 Länder und 13 Oracle-Datenbanken für Middleware auf drei IBM-pSeries-Rechnern unterbringen." Ergebnis: Die homogene Server- und Speicherlandschaft entlastete den einzelnen Administrator um 30 Prozent. Dies sei aber nicht der einzige Grund für die Konsolidierung gewesen: "Gerade Mittelständler leiden oft unter den Lizenzmodellen der Softwarehäuser. Einige Hersteller berechnen jeden Prozessor, egal ob Mainframe oder Notebook. Für uns war es daher wichtig, dass wir auf prozessorstarken Servern möglichst viele Anwendungen unterbringen können", erläutert Müller.

Virtuelle Einheit

Zusätzliche Konsolidierungsvorteile bieten Virtualisierungstechniken: Sie erlauben es, viele verschiedene Server-Systeme als sogenannte Virtual Machines (VM) mit jeweils unterschiedlichen Betriebssystemen auf einem Hardware-Server parallel zu betreiben. Dabei lassen sich Speicherressourcen innerhalb aller virtuellen Server übergreifend zuweisen, nutzen und überwachen. Bei ista hat sich diese Innovation bewährt: "Virtualisierungstechnik ermöglicht uns innerhalb weniger Stunden, eine exakt für unsere Projektleiter zugeschnittene Testumgebung für neue Systeme bereitzustellen. Früher hätten wir hierzu aufwendig neue Hardware bestellen oder andere Systeme umschichten müssen. Heute kopieren wir einfach bestehende Systeme und statten sie entsprechend aus", erklärt Guido Müller.

Passgenaue Technologien

Beim Autopflegespezialisten Sonax unterstützt Virtualisierungstechnologie gezielt den reibungslosen Ablauf eines ERP-Systemwechsels. Dabei wurden zwei IBM System-x-Systeme mit der Virtualisierungssoftware VMware ESX Server aufgesetzt. IT-Leiter Gerhard Jahn erläutert: "Die optimal verteilbaren Ressourcen ermöglichen uns eine Migration ohne Lastrisiko. Da sich Datenvolumina im Produktivbetrieb nicht exakt prognostizieren lassen, können wir bei zusätzlichem Speicherbedarf Kopien der bestehenden VMs schnell erstellen und auf dem gleichen oder einem zusätzlichen Virtualisierungsserver betreiben." Identische physische Server seien dagegen schon nach einem halben Jahr kaum noch erhältlich.

Das generelle Verfahren bei Konsolidierungsprojekten beschreibt der Netzwerkexperte Robert Spittler von becom: "Im ersten Schritt schafft der IT-Dienstleister üblicherweise eine, zwei oder drei einheitliche technologische Plattformen, die nur noch gleichartige Anwendungen und Services bedienen." Nach dieser physischen Konsolidierung folge dann die logische Konsolidierung auf der Schicht der Anwendungen und Datenbanken. Dabei sei es beispielsweise sinnvoll, alle Datenbanken zu vereinheitlichen und sich innerhalb von DB2, MS SQL, Oracle und Sybase strategisch für einen Hersteller zu entscheiden. Auf der Anwendungsseite sind wiederum Szenarien denkbar, bei denen beispielsweise ein Java-basierter Applikationsserver die fachliche Logik von anderen Anwendungsservern aufnimmt und vereinheitlicht. Dies kann beispielsweise für alle Kommunikationsanwendungen geschehen.

Kritische Erfolgsfaktoren

Kleine und mittelständische Unternehmen dürfen es aber nicht zulassen, vom Dienstleister Technologien oder Produkte einfach übergestülpt zu bekommen. Sie sollten ihre Entscheidungen sogar möglichst selbst erarbeiten, da nur sie die Komplexität ihres Alltags verstehen. "Wenn wir innerhalb eines Workshops Funktionsweisen von Produkten und zugehörige Szenarien erläutern, entsteht schnell das Know-how, das wir brauchen, um eigene kreative Lösungen zu entwickeln. Dann können wir sie gemeinsam konfigurieren", erzählt Spittler. Beispiel Sonax: Die Einführung des neuen ERP-Systems nimmt das Unternehmen zum Anlass, seine IT-Infrastruktur auf neue Beine zu stellen. Dabei erarbeiteten die Sonax-Mitarbeiter eigenverantwortlich, vorurteilsfrei und unabhängig vom Hardware-Lieferanten eine Entscheidung für das Betriebssystem Linux. "Denn äußerst kritische Erfolgsfaktoren für große Projekte sind die Akzeptanz einer neuen Lösung und die Geschlossenheit der Teams", rät IT-Chef Jahn.

Die laufende Einbeziehung der Mitarbeiter ist auch zur Wirtschaftlichkeitsberechnung von Konsolidierungsprojekten entscheidend: "Vielfach bleibt nebulös, wie viel Zeit die Mitarbeiter überhaupt mit welchen Administrationsarbeiten verbringen", behauptet Robert Spittler von becom.

Rundumschlag muss nicht sein

Er ermutigt daher die IT-Leiter, ihre Administrationskosten zu dokumentieren und transparent zu machen. Vielfach herrsche hiervor jedoch eine gewisse Angst. "Es könnte der Eindruck entstehen, die IT arbeite nicht effizient." Dabei zwingen Sparpläne die IT-Abteilungen in der Regel oft in eine Ecke, die hohe Betriebskosten unausweichlich machen. Schon mit 5000 Euro seien dagegen Workshops möglich, die den Status quo analysieren und Konzepte für Lösungen erarbeiten.

Der große Rundumschlag ist vielfach gar nicht nötig. Ziel muss es aber sein, dass die IT nicht mehr dem Betriebsgeschehen hinterherläuft. Thomas Feldmann von apetito: "Im Zuge unserer Konsolidierungen haben wir viele Aufgaben wie beispielsweise das Aufspielen von Sicherheits-Updates und das Client-Management völlig automatisiert. Hierdurch ist für die IT-Abteilung viel Freiraum entstanden, um sich als Berater für fachliche Prozesse zu engagieren." Bei neuen Geschäftsstrategien wirkt die IT dann nicht mehr als Verhinderer, sondern als Berater und Ideengeber.