Analysten-Kolumne

Eine Frage der Zeit - Auswahl eines ECM-Systems

14. Mai 2008
Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.
Viele Unternehmen haben erkannt, dass ein gutes Dokumenten-Management für den Unternehmenserfolg zwingende Voraussetzung ist. Deshalb steht Dokumenten-Management oder - in der moderneren Bezeichnung - Enterprise Content Management(ECM) weit oben auf den Wunschlisten vieler Manager und IT-Verantwortlicher.
Barc-Analyst Martin Böhn: "Der Erfolg des ECM-Systems ergibt sich aus seiner Nutzung, die Mitarbeiter müssen das System anwenden können und wollen."
Barc-Analyst Martin Böhn: "Der Erfolg des ECM-Systems ergibt sich aus seiner Nutzung, die Mitarbeiter müssen das System anwenden können und wollen."

Es ist nur eine Frage der Zeit wann alle Unternehmen entsprechend ausgerüstet sind. Für die jeweils betroffenen Firmen ist es eine Frage der Zeit bis so ein Projekt umgesetzt ist. Denn auf dem Weg zum funktionierenden ECM-System gibt es einige Hürden.

Projektplanung

Bereits bei der Projektplanung zur Auswahl eines ECM-Systems beginnen oft die Probleme. Durch schwer wartbare proprietäre Altsysteme, meist auf Access-Basis, oder teilweise völlig fehlende Möglichkeiten zur Steuerung der Dokumentenverwendung entsteht akuter Handlungsbedarf. Leider führt die Eile zu schlecht geplanten Schnellschüssen, die den Erfolg des Projekts und damit die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens gefährden.

Schon bei der Projektdefinition gilt es, die richtige Philosophie für alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zu definieren. Von Anfang an muss man sich bewusst machen, dass der Wert eines Dokuments durch seine Verwendung in Geschäftsprozessen bestimmt wird. Es geht also nicht um die reine Ablage oder Verteilung, sondern um die Unterstützung von Zugriffsmöglichkeiten und die Bereitstellung von Bearbeitungsfunktionen für die Erzeugung, Verwendung und gesicherte Ablage von Inhalten im Zuge der Leistungserstellung des Unternehmens. Dabei darf man sich weder von den Schlagworten der Anbieter aus Broschüren und Messeauftritten noch von den eingefahrenen eigenen Aufgaben und Prozessen einengen lassen.

Bei der Definition der prozessbezogenen Anforderungen müssen die Möglichkeiten der Systemunterstützung bei der Aufgabendurchführung berücksichtigt werden. Dokumenten-Management- Systeme erlauben eine Loslösung von Papier durch die digitale Vorgangsbearbeitung, was durch (Teil-)Automation von Routineaufgaben und Parallelisierungen die Durchlaufzeiten entscheidend verkürzen kann. Hierzu sind zumeist auch organisatorische Änderungen notwendig.