Papierformulare geraten oft aus dem Blick

Elektronische Urlaubsanträge werden schneller genehmigt

25. Oktober 2007
Von Nicolas Zeitler
Urlaubsanträge, die auf elektronischem Weg gestellt wurden, werden im Durchschnitt zwei Tage schneller bearbeitet als entsprechende Papierformulare. Das hat das Freiburger Software-Haus HRworks in einer Befragung ermittelt.
Urlaubsanträge auf elektronischem Weg bearbeiten die Verantwortlichen durchschnittlich zwei Tage schneller als Papierformulare.
Urlaubsanträge auf elektronischem Weg bearbeiten die Verantwortlichen durchschnittlich zwei Tage schneller als Papierformulare.
Foto: HRworks

Wer in einem technisch fortschrittlichen Unternehmen arbeitet, kann sich glücklich schätzen: Wo Urlaubsanträge auf elektronischem Wege gestellt werden, erhalten die Mitarbeiter die Genehmigung für ihre freien Tage deutlich schneller als bei Arbeitgebern, die auf die klassischen Papierformulare setzen. Bei mehr als der Hälfte der Firmen (55 Prozent), die Anträge auf Papier einsetzen, müssen die Arbeitnehmer acht Tage oder noch länger warten, bis ihre Urlaubsanträge beantwortet haben.

Im Durchschnitt dauert die Bearbeitung der Urlaubswünsche in solchen Unternehmen 6,6 Tage, also länger als eine Arbeitswoche. Nur vier Prozent der befragten Führungskräfte bearbeiten die auf Papier eingereichten Anträge innerhalb eines Tages. Jeder Fünfte gibt seinen Mitarbeitern innerhalb von zwei oder drei Tagen Rückmeldung. 13 Prozent der Führungskräfte gaben an, Papieranträge durchschnittlich nach vier Tagen zu beantworten, 19 Prozent tun dies innerhalb einer fünftägigen Arbeitswoche.

Wo Urlaubsanträge über elektronisch unterstützte Vorgänge gestellt werden, dauert die Bearbeitung mit durchschnittlich 4,3 Tagen deutlich weniger lang. Mehr als jeder zehnte Chef gab an, die Anträge schon innerhalb eines Tages zu bearbeiten (13 Prozent). Jeder fünfte braucht dafür zwei Tage. Fast jede siebte Führungskraft erledigt diese Aufgabe jeweils im Laufe von drei, vier oder fünf Tagen. Acht Tage oder noch länger dauert es indes auch in einem Fünftel der Firmen, die Urlaubsanträge auf elektronischem Wege anbieten, bis die Mitarbeiter die Genehmigung in der Hand halten (21 Prozent) - das ist allerdings ein deutlich geringerer Anteil als bei Arbeitgebern, die Papierformulare verwenden.

Bei der Frage, warum sie Urlaubsanträge ihrer Angestellten verzögert bearbeiten, gaben fast zwei Drittel der Führungskräfte an, dass sie andere Aufgaben bevorzugt bearbeiteten. Das gilt sowohl für Chefs, die Anträge auf Papier entgegennehmen als auch für die, die ihrem Personal hierfür elektronische Tools anbieten (61 bzw. 64 Prozent). Zweitwichtigster Grund für länger ausstehende Genehmigungen ist, dass Urlaube der Angestellten abgestimmt werden müssen. In dieser Hinsicht geraten die Papierformulare gegenüber den elektronischen Anträgen deutlich ins Hintertreffen: Bei mehr als der Hälfte der Arbeitgeber, die Anträge in klassischer Form verwenden, spielt diese Ursache eine Rolle (57 Prozent). Dagegen treten solche Abstimmungsprobleme nur bei 39 Prozent der Firmen auf, die Anträge elektronisch abwickeln.