Consultant-News


Auslagern von IT-Prozessen

Erfolgsfaktoren für die Transition

12. Februar 2015

Bernd Schäfer verantwortet seit 2003 als Partner und Geschäftsführer die Geschäfte von ISG in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Führungserfahrung in internationalen IT-Projekten von klassischen IT Sourcing -Themen bis zu Strategie- und kompletten Transformationsberatungen. 2012 hat Schäfer die Unternehmen Compass und TPI unter dem Dach von ISG erfolgreich zusammengeführt.

Unternehmen und IT-Provider sind gleichermaßen verantwortlich für eine erfolgreiche Transition. Unternehmen haben es dabei in der Hand, die Rahmenbedingungen richtig zu setzen.
Einen Teil der Infrastruktur an einen Service-Provider auszulagern bedeutet im Vorfeld genaue Recherchen durchzuführen, um den für die jeweiligen Aufgaben richtigen Partner zu finden.
Einen Teil der Infrastruktur an einen Service-Provider auszulagern bedeutet im Vorfeld genaue Recherchen durchzuführen, um den für die jeweiligen Aufgaben richtigen Partner zu finden.
Foto: bluedesign - Fotolia.com

Die Auslagerung von IT-Aufgaben wird für Unternehmen immer relevanter. Kürzere Vertragslaufzeiten und auch die Tendenz, mit mehreren spezialisierten IT-ProvidernIT-Providern zusammen zu arbeiten, steigern in Unternehmen die Routine bei der Ausschreibung von IT-Aufgaben und auch bei der Auswahl, dem Wechsel und der Steuerung eines Providers. Gleichwohl reicht das Erfahrungswissen der IT-Manager in Unternehmen kaum an das der Provider heran. Diese bringen ihre Prozesse, Verfahren und Methoden in die Zusammenarbeit ein. Denn letztlich stehen sie in der Pflicht, die gewünschten Skaleneffekte in der IT zu heben und die Qualität zu steigern. Alles zu Consultant News auf CIO.de

Ist in einem Unternehmen die Entscheidung zu Gunsten eines Providers gefallen, kommt es auf die erfolgreiche Implementierung der Partnerschaft an. In der Transition werden dazu die Grundlagen und Leitplanken für die tägliche Leistungserbringung gelegt. In dieser Phase sind Provider und Auftraggeber gleichermaßen für den nachhaltigen Erfolg der Partnerschaft verantwortlich.

Unternehmen stehen in der Pflicht, alle im Rahmen der Vertragsverhandlungen getroffenen Zusagen hinsichtlich der Unterstützung durch die abgebende Partei einzuhalten. Konkret bedeutet das, dass bei einem Übergang von einem zu einem anderen Provider das IT-Management des Unternehmens im Interesse des neuen Partners unterstützt und dabei etwa auch einen etwaig vorhandenen vertraglichen Rahmen ausschöpft, wenn es zu Schwierigkeiten kommt.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt des Gelingens einer neuen Partnerschaft ist es, dass Infrastruktur in dem in der Ausschreibungsphase beschriebenen Maße zur Verfügung steht. Denn so wurde sie vom Provider auch eingeplant. Kommt es hier in der Transition zu anderweitigen Erkenntnissen, sind Unternehmen in besonderem Maße gefordert, mit dem Provider konstruktive Lösungsansätze zu erarbeiten. Gleiches gilt bei einer unzureichenden und verzögerten Ausstattung der Transition mit Ressourcen.

Den Aufwand realitätsnah planen

Ein weiterer Erfolgsfaktor für die Transition ist eine realistische Einschätzung des internen Aufwands auf Seiten der Unternehmen. Wird dieser unterschätzt, kommen Transitionprojekte sehr schnell ins Stocken. Um dies zu vermeiden müssen sich die Verantwortlichen in Unternehmen ihrer neuen Aufgabe frühzeitig bewusst sein. Während der Provider mit den ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens Dienstleistungen erbringt, die bisher im Verantwortungsgebiet des CIO lagen, erfordert die Auslagerung von IT neue Fähigkeiten in der IT-Organisation wie etwa die zum Management der Dienstleisterbeziehung.

Mangelt es dabei an Kompetenz oder auch nur an Konsequenz, kommt schnell Unzufriedenheit auf beiden Seiten der Partnerschaft auf. Ebenfalls ein erfolgsentscheidender Faktor ist es, die Mitarbeiter des Unternehmens für das Outsourcing-Vorhaben zu gewinnen. Denn gegen einen unternehmensimmanenten Widerstand kann kein Dienstleister ankommen, zumal dieser in der Regel auch vor der Herausforderung steht, die ehemaligen Mitarbeiter des Unternehmens zu Dienstleistern zu machen.

Unternehmen, die diese Erfolgsfaktoren beachten, haben sehr gute Voraussetzungen, IT-Aufgaben erfolgreich auszulagern. Denn sie leisten damit ihren Beitrag, um Beistellungen termingerecht und umfassend zu leisten. Damit stellen sie sicher, dass der IT-Servicepartner seinerseits Leistungen pünktlich und im vereinbarten Umfang erbringen kann. So werden wichtige Risikofaktoren, die in der Praxis zu einer Schieflage der Outsourcing-Beziehung führen, wirkungsvoll minimiert.

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