Nächste Generation der Formulare soll Geschäftsprozesse automatisieren

ERP: Vom papiernen Wisch zum intelligenten Formular

06. Februar 2007
Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Diese Papierstapel überragen den Turm zu Babel: Neun Millionen Fotokopien, vier Millionen Ausdrucke und eine Million Faxe. Das ist der Jahresverbrauch eines Unternehmens mit 1000 Angestellten. Daher überrascht es nicht, dass Formulare als Sorgenkind in Sachen ERP-Systeme gelten. Einen Ausweg versprechen SAP Interactive Forms by Adobe.

Laut einer Studie des Marktforschers IDC besteht ein enger Zusammenhang zwischen dem Automatisierungsgrad eines Unternehmens und seiner Effizienz. Dabei geht es nicht nur um die Kosten für Druck, Lagerung und Versand, sondern auch um die Arbeitszeit. Die Analysten haben ausgerechnet, dass in einem Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern im Schnitt 81.700 Stunden in die Verwaltung von Papierdokumenten fließen. Ganz abgesehen von weiteren Nachteilen wie beispielsweise den Fehlern, die bei manueller Bearbeitung passieren.

Daher entscheiden sich immer mehr Firmen für Online- oder webbasierende HTML-Formulare. Mit Interactive Forms von SAPSAP, die auf der Technologie von Adobe-Systems basieren, gehen intelligente Formulare nun in die nächste Runde: Laut Herstellerangaben können Empfänger direkt aus einer Webanwendung auf SAP Interactive Forms zugreifen. Werden die Formulare per Mail versendet, kann der Geschäftspartner sie mit dem Adobe Reader kostenfrei bearbeiten – online wie offline – und dann lokal speichern oder per Mail zurücksenden. Alles zu SAP auf CIO.de

Knackpunkt Mitarbeiter

Ziel soll es sein, alle Geschäftsprozesse zu automatisieren, in denen derzeit noch Papier-Formulare, Dateneingaben per Hand und Medienbrüche den Angestellten das Arbeitsleben schwer machen.

Allein es nützt die beste Software nichts, wenn die Belegschaft sie nicht will – CIOs berichten von Mitarbeitern, die alles für "viel zu kompliziert" halten, was über ein Excel-Sheet hinausgeht. In dieser Hinsicht sind die neuen Formulare ein unbeschriebenes Blatt: Wie die Hersteller versprechen, ist keine besondere Schulung nötig. Auch gelegentliche Nutzer können ad hoc in die Prozesse eingebunden werden. Dadurch sind auch Kunden und externe Partner in den Workflow einzubinden.

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