Ulrich Kampffmeyer, Project Consult

Erst Abläufe analysieren

02. Juni 2004
Sparzwang, neue Gesetze und durchgängige IT-Infrastrukturen verlangen nach Dokumenten-Management-Systemen. Die schwierige Anbieterauswahl und ein Verständnis der Unternehmensabläufe entscheiden über den Projekterfolg.

Interview: Holger Eriksdotter [redaktion@cio.de]

CIO: Was genau versteht man unter Content Management?

Kampffmeyer: Es gibt keine einheitlich Definition für Content Management. Als Content-Management-Systeme (CMS) bezeichnet man häufig Produkte, die dem Web-Publishing oder der medialen Aufbereitung von Informationen dienen. Aber das ist nur ein kleiner Ausschnitt des übergeordneten Enterprise Content Management (ECMECM) oder dem noch weiteren Begriff der Document Related Technologies (DRT). Alles zu ECM auf CIO.de

Was zählt denn noch zum ECM?

Auf der einen Seite stehen die klassischen Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme und auf der anderen Seite die auf WebPublishing ausgerichteten Web-Content-Management-Systeme (WCMS). Aber auch der Output von Warenwirtschaftssystemen, Data-Warehouses, Knowledge-Bases oder CRM-Systemen muss berücksichtigt werden. Darüber hinaus spielen die ehemals ausschließlich Hardware-basierten, inzwischen als Information Lifecycle Management (ILM) bezeichneten Archiv- und Storage-Systeme eine wichtige Rolle. Ebenso wie die ursprünglich nur auf Druck-Output spezialisierten Output-Management-Systeme und Collaboration-Produkte.

Wie kann man da einen Überblick über den Markt bekommen?

Es gibt eine deutliche Tendenz zur KonsolidierungKonsolidierung: Die Anbieter versuchen, durch Zukäufe ihr Angebot zu komplettieren. Dabei kommen die Produktanbieter von insgesamt vier Seiten: aus dem klassischen Dokumenten-Management wie etwa Opentext, Hummingbird oder Filenet; aus dem Web Content Management wie beispielweise Interwoven, Stellent oder Vignette; aus dem Hardware-Storage-Bereich wie EMC, Hitachi oder Storagetek; aus dem Datenbankbereich wie OracleOracle oder Verity, aber auch die großen Anbieter von Standardsoftware wie IBMIBM, MicrosoftMicrosoft und SAPSAP. Dabei fehlt vor allem den großen Anbietern noch ein einheitliches Produkt-Management zur Schaffung übergreifender Lösungen. Alles zu IBM auf CIO.de Alles zu Konsolidierung auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de Alles zu Oracle auf CIO.de Alles zu SAP auf CIO.de

Das macht die Entscheidung nicht einfacher - wie geht man ein ECM-Projekt an?

Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass ein Vorstand oder ein Geschäftsführer sich auf einer Messe spontan für ein Produkt entscheidet. Dann muss die Organisation nämlich an das entsprechende Produkt angepasst werden. Richtig ist es aber gerade umgekehrt: Zuerst müssen die Abläufe analysiert werden, und danach kann man sich für ein geeignetes Produkt entscheiden. Auch kleinere ProjekteProjekte müssen gut geplant werden - und genau das wird vom Management häufig unterschätzt. Alles zu Projekte auf CIO.de

Scheitern ECM-Projekte deshalb so häufig?

Wenn Projekte scheitern, liegt das meist daran, dass die notwendigen organisatorischen Vorgaben nicht durchgehalten werden. Nichts verändert Arbeitsplätze und Arbeitsbedingungen so sehr wie der Einsatz von Dokumenten-Technologien; wenn man sich nicht vorher grundlegende Gedanke zu den veränderten Abläufen macht und die Organisation nicht daran anpasst, elektrifiziert das Dokumenten-Management-System lediglich vorhandene Ineffizienz.

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