Fehlendes Interesse an E-Mail-Management

E-Mail-Management in die IT-Infrastruktur eingliedern

Wenn Unternehmen E-Mails nicht isoliert betrachten, erfolgt der Schritt von der bloßen Archivierung zum Wissensmanagement. E-Mails werden dann mit anderen Inhalten in Beziehung gesetzt. Zum Beispiel können sie einem bestimmten Kundenprojekt zugeordnet werden, damit die Information der E-Mail allen Projektmitarbeitern zugänglich wird.

Die Empfehlung der Studienautoren lautet, den Fokus auf die Unterstützung der Anwender zu legen. E-Mail-Management-Projekte würden häufig nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten, sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen scheitern. Der Gewinn sei am höchsten, wenn Systeme für E-Mail-Management in Unternehmen unternehmensweit in die bestehende IT-Infrastruktur eingegliedert werden.

Setzen Firmen E-Mail-Management ein, fixieren sie häufig Regeln zum Umgang mit E-Mails schriftlich. 72 Prozent der Befragten geben an, dass bei ihnen der Umgang schriftlich festgelegt ist. Die Autoren halten diese Zahl angesichts der Relevanz des Themas für nicht ausreichend.

Für die Marktstudie zum Einsatz von E-Mail-Management befragte das Frankfurter Beratungsunternehmen Pentadoc AG in Kooperation mit dem Würzburger Analystenhaus Barc über 300 Unternehmen und 20 Hersteller von E-Mail-Management-Systemen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.