Compliance treibt Kosten

Firmen mit Schwächen beim Dokumenten-Management

17. November 2005
Von Tanja Wolff
Viele Unternehmen verschenken beim Dokumenten-Management Wettbewerbsvorteile und Einsparpotenzial. Laut einer Studie des Lösungsanbieters Xerox Europe wissen die meisten wie wichtig ein effizientes Dokumenten-Management für den Erfolg einer Firma ist. Allerdings fehlt es ihnen an einer passenden Strategie.
Die Definition von Dokumenten wird von den Unternehmen sehr breit gefasst.
Die Definition von Dokumenten wird von den Unternehmen sehr breit gefasst.

Der Untersuchung zufolge fassen die Firmen unter dem Begriff Dokument sehr vieles zusammen. Die Mehrheit zählt neben Papierdokumenten auch E-Mails, elektronische Dateien, Faxe und Multimediadateien dazu.

Für eine erfolgreiche Kundenkommunikation erachten 90 Prozent der Befragten Dokumente als kritisch. Der Grund: Sie haben unmittelbaren Einfluss auf die geschäftlichen Vorgänge eines Unternehmens.

Durch ineffiziente Dokumentenprozesse können Einsparmöglichkeiten nicht genutzt werden.
Durch ineffiziente Dokumentenprozesse können Einsparmöglichkeiten nicht genutzt werden.

Die Studie zeigt, dass zwischen der Einschätzung der Bedeutung von Dokumenten und der Umsetzung einer adäquaten Strategie noch große Lücken bestehen. Häufig sind Dokumentenprozesse ineffizient oder zu langsam. Dadurch gehen Wettbewerbsvorteile und Einsparmöglichkeiten verloren.

Besserer Kundendienst

Zurzeit sehen Firmen ihre größten Herausforderungen in der Verbesserung von Kundendienst, Produktivität und Qualität, so die Umfrage. Die meisten wollen ihr Ziel durch eine Prozessverbesserung in der Kundenkommunikation angehen. 64 Prozent der Befragten sehen einen direkten Zusammenhang zwischen der Bearbeitungszeit von Anfragen oder Prozessen und der Kundenzufriedenheit. 83 Prozent betrachten eine schnellere Kundenkorrespondenz als Wettbewerbsvorteil.

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