Firmen sollen Portale für Kommunikation nutzen

Firmen setzen oft auf den falschen Kommunikationskanal

01. Juli 2004
Von Detlef Scholz
Die E-Mail ist zur Standardanwendung für den Informationsaustausch in Unternehmen geworden. Doch sei sie risikobehaftet und bei vielen Problemen ineffizient, so eine Gartner-Studie. Die Marktforscher untersuchen darin alternative Möglichkeiten für eine verbesserte interne Kommunikation.

Die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hängt zum großen Teil vom Wissen, Können, den Erfahrungen und auch vom Informationsstand der Mitarbeiter ab. Diese wertvolle Ressource über Intranet oder Portale zu dokumentieren und allgemein verfügbar zu machen, ist schwierig. Daher nutzen die meisten Unternehmen für diesen Zweck als primäres Medium fast nur die E-Mail.

Diese populäre Anwendung hat jedoch Schwächen wie die Wiederverwendbarkeit der Information. Zudem erweist sie sich häufig als unbeholfen, wenn es darum geht, mit Kollegen außerhalb eines Teams zu kommunizieren. Und die große Anzahl an Meldungen, die die Mitarbeiter in ihrem elektronischen Briefkasten finden, droht die relevanten Informationen zu überdecken. Somit, so schließen die Gartner-Forscher, vergeuden Unternehmen wertvolle geistige Ressourcen, wenn sie sich bei deren Organisierung ausschließlich auf die E-Mail verlassen.

Die E-Mail ist deswegen zur Standardanwendung für den Informationsaustausch geworden, weil sie so leicht bedienbar ist. Die Kehrseite davon ist, dass relevante Mitarbeitergruppen oft vom Kommunikationsfluss ausgeschlossen sind oder Diskussionen an wichtigen Leuten vorbei geführt werden. Dies lässt sich durch den vermehrten Einsatz von Content-Management- und Planungssystemen, Intranet und Portalen vermeiden.

Interne Kommunikation in Meetings sollten durch Mitarbeiter-Portale ergänzt werden.
Interne Kommunikation in Meetings sollten durch Mitarbeiter-Portale ergänzt werden.

Gemäß neuer gesetzlicher Regelungen müssen Unternehmen bestimmte dokumentierte Geschäftsvorfälle auf Verlangen in digitaler Form zur Verfügung stellen. Dieser Vorgang muss zudem möglichst automatisiert sein. Darüber hinaus dürfen sensible Informationen nicht in die falschen Hände geraten, was via E-Mail aber leicht passieren kann. In solchen Fällen muss also der Informationsfluss strikt begrenzt sein. Die Gartner-Experten verweisen in diesem Zusammenhang auf die Einführung eines zentralen Datenbanksystems als Alternative.

Bei Unternehmen mit einem weitverzweigten Filial- und Partnernetz könne allein via E-Mail keine Vertrauensbasis für die entfernten Mitarbeiter geschaffen oder ein Team zusammen geschmiedet werden. Hier empfiehlt es sich, öfter Videokonferenzen abzuhalten. Die Art des Kontakts und die Auswahl des Kommunikationskanals richtet sich nach dem Grad des Vertrauens, das für die Erfüllung der Aufgabe aufgebaut werden muss.

Ein gutes Mitarbeiter-Meeting kann durch nichts ersetzt werden.
Ein gutes Mitarbeiter-Meeting kann durch nichts ersetzt werden.

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