Papier und elektronische Formate ergänzen sich

Firmen wollen Dokumentenprozesse beschleunigen

21. November 2005
Von Tanja Wolff
Bei der internen Kommunikation haben sich elektronische Dokumente in den meisten Unternehmen fest etabliert. Laut einer Studie des Lösungsanbieters Xerox Europe werden die externen Prozesse dagegen weiterhin auf Papier geregelt.
Papier nimmt in den Firmen immer noch eine dominante Position ein.
Papier nimmt in den Firmen immer noch eine dominante Position ein.

Die Akzeptanz elektronischer Dokumente ist zwar gestiegen, aber 87 Prozent der deutschen Firmen archivieren noch Papierdokumente, so die Untersuchung. Im Gegensatz dazu werden interne Unterlagen wie Verwaltungsdokumente, Statistiken, Analysen und Geschäftsberichte nur noch vereinzelt in Papierform aufbewahrt.

66 Prozent der Befragten wandeln mittlerweile Papierdokumente in ein elektronisches Format um. Der Grund: Prozesse sollen schneller werden. Am häufigsten setzen Firmen dabei einen Scanner ein. Das "Versehen der Dokumente mit Strichcodes" ist 78 Prozent der Befragten bekannt und wird ebenfalls von sehr vielen genutzt. Dennoch meinen 71 Prozent der Unternehmen, dass ihre Dokumentenprozesse dringend noch weiter vereinfacht und beschleunigt werden müssen.

Definition von Dokumenten

Der Studie zufolge hat sich die Definition von Dokumenten sehr verbreitert. Inzwischen sieht der Großteil der Unternehmen neben Papier auch elektronische Dateien, E-Mails und Faxe als Dokumente an. Auffällig ist, dass sich der Anteil derjenigen, die auch Multimedia-Dateien dazu zählen, in den vergangenen zwei Jahren mit 77 Prozent fast verdoppelt hat.

Die insgesamt höhere Akzeptanz lasse auf einen Sinneswandel der Unternehmen schließen. Hier gibt es Chancen zu einer weiteren Integration von Papier und elektronischen MedienMedien, so die Autoren der Studie. Damit könnten die Firmen Geld sparen und effizienter arbeiten. Top-Firmen der Branche Medien