Dokumenten-Management

Gedruckt wird immer

15. Januar 2009
Von Gerald Strömer und
Uli Ries ist freier Journalist in München.
Dokumenten-Management-Techniken begrenzen zwar den Zwang zum Druck von Dokumenten dank intelligentem Speichern, Verteilen und Bereitstellen von Informationen. Letztendlich kommt aber kein Unternehmen ohne gedruckte Informationen aus. Offizielle Schriftstücke, Werbematerialien, Anweisungen, Handbücher - vieles ist durch elektronische Dokumente ersetzbar. Aber eben nicht alles, so dass Grundlagenwissen rund um Drucktechniken unabdingbar ist.

Beim Erstellen eines Dokumentendruckkonzepts sollten sich die IT- und Budgetverantwortlichen im Unternehmen einige grundlegende Fragen stellen. Dazu gehören beispielsweise konzeptionelle Fragen wie: "Müssen wir überhaupt drucken? Welches Druckvolumen planen wir?" Die Antworten auf solch grundsätzliche Fragen bestimmen alle folgenden Entscheidungen.

Sie drucken sowieso kaum? Vielleicht genügen Ihrem Unternehmen ja ein gutes elektronisches Dokumenten-Management-System und ein einziges Multifunktionsgerät für Fax-Versand und -Empfang sowie für sporadische Ausdrucke von Rechnungen und Angeboten. Sie gehen davon aus, jeden Monat Millionen Seiten auszudrucken? Dann denken Sie gar nicht erst über zusammengeschusterte Einzelplatzlösungen nach und setzen Sie auf professionelle Konzepte im eigenen Haus oder lagern die Druckaufträge an einen Dienstleister aus.

Nachdem die Verantwortlichen die Eckdaten herausgearbeitet haben, können sie Strukturen abklopfen: Soll
jeder Mitarbeiter einen eigenen Drucker haben oder ist eine zentralisierte Lösung besser? Sollen überhaupt Drucklösungen ins Haus oder ist ein Dienstleister effizienter? Erst danach geht es dann an Fragen der Organisation und der technischen Umsetzung sowie den damit einhergehenden Details wie der Abwägung der jeweils sinnvollen Technik.

Vergleich der Konzepte: Elektronisches Dokumentenmanagement versus Dokumentendruck

Der Einsatz eines intelligenten Dokumenten-Management-Systems (DMS) sollte bei jedem modernen Druckkonzept Teil der Lösung sein. Mit einem DMS können Dokumente auf elektronischem Weg bereitgestellt und verteilt werden, so dass der Bedarf für einen schnellen Handout-Ausdruck egalisiert wird. Ein DMS senkt so nicht nur Druck- und Entsorgungskosten, sondern beschleunigt das Arbeiten und steigert die Effektivität, da Informationen zentralisiert vorgehalten und abgerufen werden können. Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem ersten Hintergrundartikel zum Drucker-Management im Unternehmen.