Geschäftsprozesse richtig dokumentieren

Herausforderung E-Mail-Management

11. Oktober 2007
E-Mail-Management oder E-Mail-Archivierung spielen in den Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Um den E-Mail-Verkehr bei Geschäftsvorgängen abzubilden, sind spezielle Lösungen gefragt - eines davon ist das Enterprise-Content-Management-System (ECM).

E-Mails sind Geschäftsbriefe! Zumindest diejenigen E-Mails, in denen es um geschäftliche, handelsrechtliche oder steuerlich relevante Inhalte geht. Spätestens seit dem Anfang 2007 in Kraft getretenen Elektronischen Handels- und Genossenschaftsregister (EHUG) mit der Anforderung, dass der Footer von E-Mails die kompletten Firmierungsinformationen einschließlich der Namen der verantwortlichen Manager, Vorstände, Aufsichtsräte und Geschäftsführer enthalten muss, sollte dies jedem Verantwortlichen in einer Firma bewusst geworden sein. Man musste übrigens nicht erst auf die Änderungen in den Gesetzen für GmbHs und AGs warten - handelsrechtlich war dies schon längst klar. Auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) fordern die Zugriffsmöglichkeit auf steuerlich relevante Inhalte, wie dies jüngst von einem Finanzgericht in Düsseldorf herausgestellt wurde. Alle E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen, sei es in der E-Mail, sei es im Attachment oder sei es die Information hinter einem eingebetteten Link, sind Handelsbriefe und damit aufbewahrungspflichtig.

Rechtliches zur Aufbewahrung von E-Mails

Das Stichwort Aufbewahrungspflicht hat die Archivierungsbranche zum Anlass genommen, spezielle Lösungen für E-Mail-Archivierung zu entwickeln. Gefordert ist aber das E-Mail-Management und die Erschließung der Information im Zusammenhang des Geschäftsgangs. Besonders durch das Thema Information Management ComplianceCompliance getrieben, schnellen die Verkaufszahlen einschlägiger Anbieter von E-Mail-Archivierungs-Software hoch und zwingen damit die Hersteller von komplexeren ECMECM Enterprise-Content-Management-Produkten, für ganzheitliche Informationsmanagementlösungen nachzuziehen. Alles zu Compliance auf CIO.de Alles zu ECM auf CIO.de

Die Verwaltung von E-Mails ist kein einfaches Thema. Sie landen in privaten Postkörben und fristen dort ihr Dasein bis zum Löschen. Dank der Verteilerinformation ist häufig der ursprünglich vorgesehene Empfänger nicht mehr so richtig ermittelbar. Kryptische Betreffzeilen lassen auch wichtige E-Mails im Spam-Verzeichnis enden. Beliebig geschachtelt und per Antwortfunktion kopiert tragen sie zur Informationsredundanz bei. Attachments lassen nicht nur die Beschränkungen des Postfachs platzen, sie kommen auch häufig in Formaten, die man nicht anzeigen kann oder machen über dynamische Links das Nachladen von Informationen aus dem Internet erforderlich.

Elektronisch signiert werden sie zum rechtskräftigen Handelsbrief, wenn denn die Firewall die Signatur als solche erkennt und die E-Mail nicht auf Grund eines nicht interpretierbaren, möglicherweise gefährlichen Inhalts im Nirwana verschwinden lässt. Die Vielfalt der Form macht eine automatisierte Zuordnung in Datenbanken sehr schwierig, besonders wenn die Absender alles darauf anlegen, möglichst keine Referenz-Information zu Vorgängen, Kundennummern oder anderen identifizierenden Merkmalen mitzuliefern. E-Mails lassen sich einfachst editieren und so kann auch schon eine E-Mail beim Absender mal ein anderes Datum tragen als beim Empfänger. Und E-Mails haben die Eigenschaft, häufig einmal dort zu landen, wo sie besser nicht gelesen werden sollten - siehe die Prozesse um MicrosoftMicrosoft, um Enron, um Worldcom. E-Mail hat in vielerlei Beziehung unser Leben verändert. Alles zu Microsoft auf CIO.de