Regeln für den Einsatz von Instant Messaging

In den Knast wegen Skype und MSN

04. Dezember 2008
Riem Sarsam ist IDG-Redakteurin und leitet verantwortlich das CIO Leadership Excellence Program (LEP), eine exklusive Fortbildung für IT-Manager, gemeinsam veranstaltet von CIO und der WHU – Otto Beisheim School of Management .
Nicht die Form, sondern der Inhalt entscheidet: Geschäftliche Instant Messages müssen genauso wie E-Mails archiviert werden. Sonst drohen Bußgelder oder Haftstrafen.

Unternehmen müssen Regeln einhalten, wenn sie Systeme wie Skype oder MSN einsetzen. Denn Instant Messages gelten wie E-Mails als Handelsbriefe. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Archivierungspflicht. Darauf weisen Rechtsanwalt Stefan Schicker und die Kommunikationsagentur Dr. Haffa & Partner in einem Dossier hin.

Instant Messaging ersetzt im Geschäftsleben immer öfter Brief, E-Mail und Telefon. Elektronische Kurznachrichten werden schnell, einfach und unkompliziert ohne Brimborium verschickt. Gespeichert werden die Botschaften aber nur selten, obwohl es sich meistens um Handelsbriefe handelt.

Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die die Vorbereitung, den Abschluss oder das Rückgängigmachen eines Handelsgeschäfts betreffen. Dazu gehören Preisangaben, Angebote und Auftragsbestätigungen. Dabei wird der Begriff "Geschäftsbrief" in der Praxis weit ausgelegt. Ausgenommen sind nur Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern.

Bei der Definition von Handelsbriefen kommt es nicht auf die Form, sondern auf den Inhalt an. Werden zum Beispiel über Skype steuerrechtlich relevante Daten verschickt, gilt die Archivierungspflicht. Das bedeutet in der Praxis: Alle Dokumente müssen unverändert archiviert, wieder auffindbar und angezeigt werden können.