In vier Schritten zu mehr Effizienz beim E-Government

Der DIN-Bericht soll die öffentliche Verwaltung auf ihren Weg von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung unterstützen. Ziel ist eine Hilfestellung zum eigenständigen Arbeiten, ohne Fragen der Organisationshoheit und der kommunalen Selbstverwaltung zu berühren. Dafür gibt das DIN den Behörden folgenden Fahrplan an die Hand:

Phase 1: Erkennen und dokumentieren

Auch wenn die Problemsituation und die damit verbundenen Arbeits- und Aufgabenbereiche bekannt sind, liegen die zu optimierenden Prozesse nicht von vornherein vor. Sie müssen als Untersuchungsgegenstand erst abgegrenzt und definiert werden. Das heißt es muss zu Beginn unter anderem festgelegt werden, wo ein Prozess anfängt und wo er endet, welche Stationen er durchläuft und welche Bereiche beteiligt sind.

Phase 2: Analysieren und bewerten

Nach der Identifizierung des gesamten Prozesses ist die bestehende Prozessorganisation vor dem Hintergrund der operativen Ziele zu analysieren. Im Ergebnis der erfolgten Analyse liegt eine Liste von Veränderungsvorschlägen vor, die zu bewerten sind. In diesem Schritt ist die Beteiligung der internen Prozessbeteiligten besonders wichtig, da sie in die Bewertung der Verbesserungspotenziale den Realitätssinn ihrer Erfahrungen einbringen können.

Phase 3: Optimieren und Einführen

Die Entwicklung von Vorschlägen ist die kreative Phase des Optimierungsprojekts. In ihr werden konzeptionell Lösungen gesucht und empirisch geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der erkannten Mängel entwickelt. Wichtig ist es, mit der Umsetzung der Maßnahmen zügig zu beginnen und entsprechend einer vorher bestimmten Priorisierung abgearbeitet werden.

Phase 4: Ergebnisse messen und bewerten

Die Evaluierung der Prozessoptimierung sollte in einem angemessenen Zeitabstand nach erfolgter Umsetzung des Konzepts erfolgen. Im Ergebnis der Erfolgskontrolle ist zu überlegen, inwieweit eine Nachsteuerung der weiteren Prozessentwicklung notwendig ist, um die Zielvorgaben vollständig zu erreichen, neue Probleme zu beheben oder auf veränderte Bedingungen zu reagieren.