Alles eine Frage des Klimas

In zehn Schritten zum erfolgreichen Meeting

31. Januar 2012
Von Jürgen Renfer
Wer in Meetings das Eis bricht und ein angenehmes Klima schafft, hat schon gewonnen. Die Kunst der emotionalen Kommunikation ist die Basis für erfolgreiche Verhandlungstechniken.

Wenn Menschen sich zu einer Besprechung treffen, geht es vordergründig immer um die Sache. Die Kommunikation um das Sachthema wird aber stark von der emotionalen Beziehungsebene beeinflusst. Kommunikationsmodelle beruhen auf der Annahme, dass das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponenten einem Eisberg gleicht: während etwa 20 Prozent in der Sachebene unmittelbar sichtbar sind, befinden sich die restlichen 80 Prozent im unsichtbaren Beziehungsbereich. Diesen sollte man aber berücksichtigen, wenn das Meeting erfolgreich verlaufen soll. Hier zehn Tipps dazu:

1. Themen: Beschränkung auf das Wesentliche.

Ob Routine-Meeting oder Einzelkonferenz: die Versuchung ist groß, eine Vielzahl von Themen abzuhandeln und in die Komplexitätsfalle zu laufen. Dann nimmt die Konzentration der Teilnehmer im Besprechungsverlauf rapide ab, und spätestens bei der Zusammenfassung von Ergebnissen ist der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr erkennbar.

Besser ist es, die Agenda nach der KISS-Methode (keep ist simple and stupid) zu strukturieren: Auf Begrüßung und Vorstellung folgen Themenblock, Zusammenfassung und weiteres Vorgehen, wobei der Themenblock möglichst wenige Einzelthemen enthalten sollte. Erfordert die Vielschichtigkeit der Thematik tiefe Untergliederungen, können Unterpunkte in Vorbesprechungen abgehandelt werden. Für unproblematische Einzelfragen eignen sich auch Einzelgespräche.

2. Teilnehmer: Alle Akteure an einen Tisch

Gerade schwierige Situationen mit unterschiedlichen Interessenlagen laden dazu ein, sukzessive vorzugehen und zunächst mit einigen der Stakeholder zu konferieren. Die Gefahr: später Beteiligte fühlen sich zurückgesetzt und boykottieren vielleicht Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung. Um dennoch Vorgespräche führen zu können, bietet sich die Vorbereitungsphase an. Im Rahmen der Terminabstimmung, der Empfehlung zur Anreise oder der Unterstützung bei der Hotelbuchung ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zum Gedankenaustausch - sei es direkt oder über die Sekretariate.

3. Medien: Je wichtiger, desto persönlicher

Reisen kosten Zeit und Geld, daher können Besprechungen über moderne MedienMedien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings organisiert werden. Für Routinemeetings zwischen bekannten Akteuren eignen sich diese Medien hervorragend. Für Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite ist der persönliche Kontakt ein Muss. Top-Firmen der Branche Medien

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