AIIM-Studie

Information Management ist Unternehmen egal

05. April 2013
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
Unternehmen haben unzureichende Konzepte zur Speicherung und Verwaltung von Geschäftsinformationen. Sie verletzen E-Discovery-Vorgaben und Gerichtsprozesse drohen.

Als Unternehmen ausschließlich mit Papierdokumenten arbeiteten, gab es für deren Archivierung und Vernichtung, die nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgte - festgelegte Regeln. Das war einmal. Bei der elektronischen Dokumentenspeicherung regiert dagegen in vielen Unternehmen das Chaos.

Management ignoriert Risiken bei ECM

Knapp ein Drittel des Top-Managements ignoriert die Risiko, die daraus entstehen. So können unzureichende Konzepte beim Enterprise Content Management (ECM) und bei der Archivierung geschäftlich relevanter Daten und Dokumente zu Problemen mit Regulierungsbehörden, Auditoren und nicht zuletzt zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. 14 Prozent nehmen dafür sogar Geldstrafen und ein schlechtes Image in Kauf.

Das ist ein Kernergebnis der Studie "Information Governance - records, risks and retention in the litigation age", die der IT-Fachanwender-Verband AIIM unter knapp 550 seiner Mitglieder durchführte. Hinzu kommt, dass Firmen ihre Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit elektronischen Dokumenten unzureichend oder gar nicht ausbilden.

31 Prozent der Befragten teilten mit, dass ihr Betrieb keine entsprechende Schulung anbietet und bei nur 16 Prozent gibt es regelmäßige Weiterbildungen. Laut Studienautor Doug Miles, Leiter der Market-Intelligence-Abteilung beim AIIM, verhindert dies eine angemessene und effektive Speicherung geschäftlicher Daten und Dokumente im Rahmen einer Information-Governance.

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