Funktionalitäten eines "echten" Wissensmanagements

Inhalte wirklich finden

01. April 2009
Dr. Klaus Manhart hat an der LMU München Logik/Wissenschaftstheorie studiert. Seit 1999 ist er freier Fachautor für IT und Wissenschaft und seit 2005 Lehrbeauftragter an der Uni München für Computersimulation. Schwerpunkte im Bereich IT-Journalismus sind Internet, Business-Computing, Linux und Mobilanwendungen.
Ohne geeignete Indexierung und Verschlagwortung lässt sich ein Dokument nicht finden. Zudem greifen verschiedene Mitarbeiter auf ein und dasselbe digitale "Werk" zurück, verändern es, entwickeln es weiter. Ausgereifte ECM-Systeme vollziehen die Änderungen nach und - erkennen Dokumente an ihrem einzigartigen Profil.
Das AIM-Modell: Die fünf ECM-Komponenten mit den zentralen, ringförmig angeordneten Manage-Technologien. Die Abbildung zeigt die Komponenten grafisch und verdeutlicht gleichzeitig deren Interaktion und den zeitlichen Ablauf. Die Informationen werden (von links nach rechts bzw. von oben nach unten) erfasst (capture), gemanaged, gespeichert (store), archiviert (preserve) und ausgeliefert (deliver). Die Bestandteile der zentralen Manage-Komponente finden Sie in der Grafik ringförmig um die Store-Komponente aufgelistet. Sie bedeuten im einzelnen: Dokumenten-Management (DM), Collaboration (Collab), Web Content Management (WCM), Records Management (RM) und Workflow (WF) / Business Process Management (BPM).
Das AIM-Modell: Die fünf ECM-Komponenten mit den zentralen, ringförmig angeordneten Manage-Technologien. Die Abbildung zeigt die Komponenten grafisch und verdeutlicht gleichzeitig deren Interaktion und den zeitlichen Ablauf. Die Informationen werden (von links nach rechts bzw. von oben nach unten) erfasst (capture), gemanaged, gespeichert (store), archiviert (preserve) und ausgeliefert (deliver). Die Bestandteile der zentralen Manage-Komponente finden Sie in der Grafik ringförmig um die Store-Komponente aufgelistet. Sie bedeuten im einzelnen: Dokumenten-Management (DM), Collaboration (Collab), Web Content Management (WCM), Records Management (RM) und Workflow (WF) / Business Process Management (BPM).

Die Informationsflut macht vor keinem Unternehmen halt. Tagein, tagaus landen unzählige Briefe, Faxe, Verträge, E-Mails, Bilder und Fotos in den Postfächern der Mitarbeiter, von denen viele aufbewahrt und archiviert werden müssen. Doch bei dieser Masse an Daten wird das zuverlässige Auffinden der Informationen zum Problem. Zwar liegen immer mehr Daten in digitalisierter Form vor, doch das heißt noch lange nicht, dass diese schnell und leicht zugänglich sind.

Professionelles Dokumentenmanagement (DM) bietet hier einen Ausweg. Moderne DM-Systeme geben Unternehmen die Möglichkeit, platzsparend und ressourcenschonend Dokumente und andere Informationsarten digital abzulegen und zentral zu archivieren. Sie gehen dabei weit über reine Archivsysteme hinaus.

Beispielsweise erfassen DM-Systeme Dokumente rasch und ökonomisch, stellen immer die neueste Version bereit, vergeben Zugriffsrechte, lagern Dateien nach angemessener Zeit aus und administrieren auch Informationen auf Papier. Vor allem aber sollte ein DM-System alle Arten von Dokumenten auf allen Computern im Unternehmen schnell und zuverlässig wiederfinden. So hilft ein DM-System beispielsweise finanzielle Sanktionen zu vermeiden, wenn ein Brief aufgrund gesetzlicher Erfordernisse nach langer Zeit einer Behörde vorgelegt werden muss.

Vieles verschwindet in Datenbanken

Die DM-Funktionalitäten zum Suchen und Finden von Dokumenten beginnen zunächst mit einer übersichtlichen, auf Ordnern basierenden Ablage, in der vorhandene Strukturen für die Anwender in gewohnter Form dargestellt werden. So finden sie sich leicht zurecht. Verknüpfungen sollten es ermöglichen, identische Inhalte in verschiedenen Ordnern zur Verfügung zu stellen. Ablegen lassen sich natürlich alle Dateiformate - egal ob Texte, Office-Dokumente, Zeichnungen oder Videos.