Wissensbewahrung im Unternehmen mit "Debriefing"

Kollektive Amnesie verhindern

02. Februar 2004
Heinrich Seeger arbeitet als IT-Fachjournalist und Medienberater in Hamburg. Er hat über 25 Jahre IT-journalistische Erfahrung, unter anderem als Gründungs-Chefredakteur des CIO Magazins. Er entwickelt und moderiert neben seiner journalistischen Arbeit Programme für Konferenzen und Kongresse in den Themenbereichen Enterprise IT und Mobile Development, darunter IT-Strategietage, Open Source Meets Business, droidcon und VDZ Tech Summit. Zudem gehört er als beratendes Mitglied dem IT Executive Club an, einer Community von IT-Entscheidern in der Metropolregion Hamburg.
Reorganisation, Fusionen, Stellenabbau: Individuelles Mitarbeiterwissen geht dabei oft unwiederbringlich verloren. Eine Doktorarbeit zeigt Gegenmaßnahmen auf; sogar eine Software zur Wissensbewahrung existiert bereits.
Autoren Marcus Spies (l.) und Jörg Trojan von der Uni München
Autoren Marcus Spies (l.) und Jörg Trojan von der Uni München

Mit "Debriefing betitelt Jörg Trojan eine wesentliche Strategie zur Wissensbewahrung. Er promoviert derzeit am Lehrstuhl für Wissensmanagement von Marcus Spies an der Ludwig-Maximilians-Universität München über dieses Thema und liefert sinngemäß folgende Definition: Debriefing ist die gezielte Kodifizierung und Ablage - meist mit IT-Mitteln - von Mitarbeiterwissen. Das Ziel: Wissen in die Wertschöpfungskette zurückführen. Wie die Praxis aussieht, eruierten Spies und Trojan anhand einer Online-Umfrage, an der 260 deutsche Unternehmen teilnahmen.

139 der befragten Unternehmen (54 Prozent) betreiben bereits Debriefing im Sinn der Definition, so die Forscher. Weitere drei Prozent stellten einschlägige ProjekteProjekte jedoch wieder ein, meist aus Budgetgründen. Von den aktiven Wissensbewahrern sammeln nach ihren eigenen Angaben 48 Prozent projektbezogenes Wissen, 23 Prozent Wissen aus definierten Themenbereichen und 15 Prozent aus den Geschäftsprozessen. Nur vier Prozent machen mittels Debriefing Mitarbeiterwissen nutzbar, das sich auf einzelne Unternehmenseinheiten bezieht. Alles zu Projekte auf CIO.de

Erfolg nur mit motivierten Mitarbeitern

Zu den schwierigsten Herausforderungen zählt es nach Auskunft der Befragten, Wissen auf verständliche und nachvollziehbare Weise niederzulegen; 62 Prozent haben damit Probleme. Dieser erste Grund könnte im Zusammenhang mit dem Debriefing-Problem stehen: Mitarbeitern fehlt die Motivation. Offensichtlich bewahrt sich Wissen nicht von allein; eigene Initiative der Wissensträger ist immer noch erforderlich.

Trojan und Spies empfehlen daher, "Wissenshelden aufzubauen. Dazu müsse deutlich werden, dass beim Debriefing nicht das Motiv im Vordergrund stehe, Menschen ersetzbar zu machen, indem ihr Wissen von den Personen abstrahiert werde. Vielmehr, so die Forscher, könne das Wissen eines Mitarbeiters nie komplett kodifiziert werden; durch aktive Teilnahme am Debriefing würden Mitarbeiter im Gegenteil sogar eher unersetzbar, da sie etwa als Ansprechpartner für Kollegen zur Verfügung stünden und bei ähnlichen Problemstellungen als Experten angesehen würden.

WISSENSBEWAHRUNG, Häufige Probleme
WISSENSBEWAHRUNG, Häufige Probleme

Das löst indes noch nicht das Problem, dass sich der Nutzen von Wissensbewahrung kaum messen lässt - im Übrigen ein weiteres Problem, das sich in 52 Prozent der befragten Unternehmen während laufender Debriefing-Projekte zeigte. 43 Prozent der Unternehmen fanden, ihre Wissensdatenbanken würden zu wenig genutzt. Aus den Erkenntnissen der Doktorarbeit entstand eine Software, die es auch kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich machen soll, ihr implizites Mitarbeiterwissen wieder für die Geschäftsprozesse verfügbar zu machen. "Power Documents gibt es unter www.powerdocuments.de zum kostenlosen Download.

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Thema: Projekte

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