Benchmarking
Konzerninternes IT-Benchmarking
Bestimmungsfaktoren der Relativen IT-Kosten
Um Kostenunterschiede und -veränderungen zu erklären, reicht ein einfacher Vergleich der hochverdichteten Kennzahl Relative IT-Kosten nicht aus. Wenn wir einen Benchmark als Steuerungsinstrument nutzen wollen, müssen wir folgende Fragen beantworten können: "Warum liegen die Relativen IT-Kosten im Unternehmen A deutlich über denen des Unternehmens B?" und "Was waren die Ursachen dafür, dass die Relativen IT-Kosten des Unternehmens X gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind?" Nur wenn wir diese Fragen eindeutig beantworten können, wir also die Ursachen für Kostenabweichungen und -veränderungen kennen, kann das Management steuernd eingreifen. Genau diese Zielsetzung verfolgen wir mit dem Gauselmann-IT-Benchmark.
Gemäß dem R3F-Modell resultieren die Relativen IT-Kosten aus drei voneinander unabhängigen Faktoren. Diese drei Faktoren sind:
die IT-Arbeitsplatzkosten,
die IT-Durchdringung und
die Personalintensität
Aus der Formel Relative IT-Kosten = IT-Arbeitsplatzkosten × IT-Durchdringung × Personalintensität wird deutlich, dass die Relativen IT-Kosten variieren, wenn sich einer der drei Bestimmungsfaktoren ceteris paribus, das heißt bei Konstanz der beiden anderen Faktoren, verändert. In der Realität verändern sich jedoch meist alle drei Faktoren, eine Veränderung der Relativen IT-Kosten resultiert demnach aus dem Zusammenspiel der drei genannten Größen. Hier ist es interessant zu beobachten, wie sich die Einflüsse gegenseitig verstärken oder auch neutralisieren. So können zum Beispiel die Relativen IT-Kosten ansteigen, obwohl die Kosten je IT-Arbeitsplatz deutlich sinken. Dies ist dann der Fall, wenn die IT-Durchdringung und/oder die Personalintensität entsprechend stark ansteigen. Umgekehrt kann der Fall auftreten, dass die Relativen IT-Kosten trotz erhöhter IT-Arbeitsplatzkosten sinken, weil zum Beispiel die Personalintensität überproportional zurückgegangen ist.
Ein Anstieg der Relativen IT-Kosten wird nicht selten dem zuständigen IT-Management angelastet, weil es zulässt, dass die Kosten seines Bereichs schneller wachsen als der Umsatz. Hier leistet das R3F-Modell einen wichtigen Beitrag zu einer Versachlichung der Diskussion. Dasselbe gilt für den Intercompany- Vergleich. Höhere Relative Kosten als in einem Vergleichsunternehmen können vielfältige Gründe haben. Mit den Bestimmungsfaktoren der Relativen Kosten ermöglicht das Modell eine Zuordnung des jeweiligen Verantwortungsbereichs. Wie diese Zuordnung getroffen werden kann, wird bei näherer Betrachtung der einzelnen Faktoren deutlich.
Kennzahl für Kosten des Arbeitsplatzes
Die Kennzahl IT-Arbeitsplatzkosten bilden wir für eine Periode, indem wir die insgesamt angefallenen IT-Kosten auf die jeweilige durchschnittliche Anzahl der genutzten IT-Arbeitsplätze beziehen.
Die IT-Arbeitsplatzkosten setzen sich wiederum aus einer Vielzahl von Einzelkomponenten zusammen. Mittels einer weitergehenden Differenzierung identifizieren wir die für Abweichungen und Veränderungen relevanten Bestandteile und Verantwortungsbereiche. Das Beit Systemhaus agiert innerhalb der Gauselmann Gruppe als Internal Service Company, die den konzerninternen Kunden gemäß einem Leistungskatalog definierte Leistungen zu festgelegten Konditionen anbietet. Die IT-Kosten eines Gruppenunternehmens entsprechen damit dem Umsatz mit dem Beit Systemhaus. Dank dieser Konstellation haben alle betrachteten Unternehmen des Gauselmann Konzerns eine einheitliche und damit direkt vergleichbare IT-Kostenstruktur. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für einen aussagefähigen Benchmark.
Betrachten wir das Jahr 2004, dann lagen die Kosten eines IT-Arbeitsplatzes in den Unternehmen der Gauselmann Gruppe zwischen 5200 und 9400 Euro. Die gesamten Kosten eines IT-Arbeitsplatzes unterteilen wir in einem ersten Schritt in die Projektkosten und die Servicekosten.
Projektkosten fallen im Zusammenhang mit neuen Vorhaben an, etwa der Realisierung neuer IT-Lösungen, um Geschäftsprozesse zu unterstützen oder neue Geschäftsfelder auszubauen. Neue ProjekteProjekte werden nicht kontinuierlich und weder in allen Bereichen noch in allen Unternehmen zur selben Zeit durchgeführt. Dies spiegelt sich in den großen Unterschieden bei den Projektkosten wider. Bezogen auf den einzelnen IT-Arbeitsplatz lagen diese Kosten im Jahr 2004 bei den Konzernunternehmen zwischen 100 und mehr als 3000 Euro. Alles zu Projekte auf CIO.de
Im Vergleich zu den Projektkosten ist die Spanne bei den Servicekosten deutlich geringer. Diese fallen für die laufende Nutzung der IT-Systeme an. Hier lag der niedrigste Wert im letzten Jahr bei knapp 5000 Euro je IT-Arbeitsplatz, der höchste bei etwa 7500. Gemäß den Leistungskategorien des Beit Systemhauses können wir die angefallenen Servicekosten noch weiter auffächern. Wir unterscheiden hier fünf Kostenkomponenten:
Kosten Basissysteme: In diese Kategorie fallen die Mieten für die Endgeräte sowie die Servicegebühren für die allgemeinen Netzwerkdienste, für Büroapplikationen, das Mailing und weitere Groupware- Anwendungen.
Kosten Datenkommunikation: In dieser Position fassen wir die für die Anbindung von Standorten und Außenstellen anfallenden Kosten zusammen.
Kosten SAP: Diese Kostenkomponente enthält die für die Nutzung des SAP-Systems berechneten Servicegebühren.
Kosten Anwendungen: Hier weisen wir zusammengefasst die individuellen Servicegebühren für weitere, von den Unternehmen genutzte Anwendungen aus.
Kosten Support: Diese Position umfasst die auf Basis fest definierter Stundensätze berechneten Leistungen, die im Rahmen des Anwender-Supports in Anspruch genommen werden.
Dank der feinen Gliederung der Kosten für IT-Arbeitsplätze können wir mit IT-Benchmarking die Ursachen für Kostenabweichungen und -veränderungen leicht identifizieren. Damit können wir im Detail nachvollziehen, welche Kostenkomponenten sich in welchem Maße verändert haben und wie sich diese Änderung auf die gesamten IT-Arbeitsplatzkosten und die Relativen IT-Kosten auswirkt. Dadurch sind auch die Verursacher der Kostenänderung unmittelbar ersichtlich. So können wir zum Beispiel die Veränderung der IT-Arbeitsplatzkosten auf Preisänderungen von Services beziehungsweise auf eine veränderte Ausstattung zurückführen.