Analysten-Kolumne

Lizenz-Management: Vernachlässigtes Stiefkind in Unternehmen

19. Dezember 2007
Von Eduard Gross
Professionelles Lizenz-Management ist nicht nur rechtlich erforderlich, sondern birgt auch erhebliches Potenzial für Unternehmen - angefangen bei Kosteneinsparungen bis zu Effizienzsteigerungen durch Skaleneffekte. Theoretisch sollte jedes Unternehmen wissen, wie es Software-Lizenzen sorgsam zu verantworten und organisatorisch einwandfrei zu verwalten hat und dies auch nachweisen können muss. In der Praxis jedoch existieren oft gänzlich abweichende Situationen. Das kann immense Strafzahlungen nach sich ziehen, die vermeidbar sind.
Steria Mummert-Berater Eduard Gross: "Ein ordentliches Lizenz-Management ist das beste Sicherheitsnetz gegen Nachzahlungs- oder Regressforderungen."
Steria Mummert-Berater Eduard Gross: "Ein ordentliches Lizenz-Management ist das beste Sicherheitsnetz gegen Nachzahlungs- oder Regressforderungen."

Im Bereich der IT-Ausgaben deutscher Unternehmen fallen die regelmäßigen Lizenzkosten besonders ins Gewicht: Häufig liegen die Aufwände bei mehr als 75 Prozent der laufenden IT-Ausgaben - die einmaligen Investitionskosten noch nicht einmal berücksichtigt. Ein Kernbereich der mit Software-Lizenzen verknüpften Verantwortung bleibt jedoch meist auf der Strecke: das Lizenz-Management.

Eigentlich müssten Unternehmen das Asset "Lizenzen" sorgsam steuern und sie wissen das auch - theoretisch. Aber das Gegenteil ist der Fall. Oft herrscht unstrukturiertes Chaos und weitgehende Unklarheit über Pflichten und Optimierungsmöglichkeiten. Ein Großteil der Unternehmen kennt nicht einmal die exakten Bestände seiner Software-Lizenzen, während Hardware und Mobiliar dagegen genau inventarisiert und verwaltet werden. Da die Kenntnisse über die exakten Bestände fehlen, kann auch kein zeitnaher Nachweis erfolgen. Ein Audit in dieser Situation kann neben den rechtlichen Konsequenzen verheerende wirtschaftliche Folgen haben. Darunter fallen unter anderem Verlust der rabattierten Einkaufspreise oder auch die Kosten der Nachlizenzierung zu sehr viel höheren "Strafpreisen".

Die rechtlichen Grundlagen für das Erfordernis eines Lizenz-Managements gibt das Urheberrecht vor. Das Gesellschaftsrecht, beispielsweise das GmbH-Gesetz oder Aktiengesetz, und etliche andere Bereiche, etwa das Kreditwesengesetz für das Bankenwesen, enthalten darüber hinaus weitere Spezialregelungen.

Software-Lizenzen sind beschränkte Nutzungsrechte. Anders als bei Kauf von Hardware oder Mobiliar wird durch den Erwerb einer Lizenz praktisch nie das Eigentum an der Software erworben. Der Lizenznehmer erwirbt lediglich eine sehr enge, begrenzte Nutzungsmöglichkeit einer Software. Jede weitere, neue Nutzungsform bedeutet die Notwendigkeit neuer Lizenzen. Eine Tatsache, die zum Beispiel bei der Ausgründung einzelner Geschäftsbereiche zu einem lizenzrechtlichen Debakel führen kann. Bei einem Verstoß haften die verantwortlichen Personen im extremen Fall bis ins Privatvermögen hinein. Während Vorstände und Geschäftsführer sich gegen diesen Haftungsfall in der Regel absichern, sieht das in den Hierarchiestufen darunter häufig anders aus.

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